เนื้อหา
ผู้ใช้ Excel จำนวนมากที่มักใช้โปรแกรมนี้ ทำงานกับข้อมูลจำนวนมากที่ต้องป้อนอย่างต่อเนื่องหลายครั้ง รายการแบบหล่นลงจะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับงาน ซึ่งจะขจัดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลอย่างต่อเนื่อง
วิธีนี้เรียบง่ายและหลังจากอ่านคำแนะนำแล้วจะเข้าใจได้ชัดเจนแม้กระทั่งสำหรับผู้เริ่มต้น
- ก่อนอื่นคุณต้องสร้างรายการแยกต่างหากในพื้นที่ใด ๆ ของ uXNUMXbuXNUMXbแผ่นงาน หรือหากคุณไม่ต้องการทิ้งเอกสารเพื่อแก้ไขในภายหลัง ให้สร้างรายการในแผ่นงานแยกต่างหาก
- เมื่อกำหนดขอบเขตของตารางชั่วคราวแล้วเราจะป้อนรายชื่อผลิตภัณฑ์ลงไป แต่ละเซลล์ควรมีเพียงชื่อเดียว เป็นผลให้คุณควรได้รับรายการดำเนินการในคอลัมน์
- เมื่อเลือกตารางเสริมแล้ว ให้คลิกขวาที่ตาราง ในเมนูบริบทที่เปิดขึ้น ให้ลงไปหารายการ “กำหนดชื่อ …” และคลิกที่รายการนั้น
- หน้าต่างควรปรากฏขึ้นตรงข้ามกับรายการ "ชื่อ" คุณต้องป้อนชื่อของรายการที่สร้างขึ้น เมื่อป้อนชื่อแล้วให้คลิกปุ่ม "ตกลง"
สำคัญ! เมื่อสร้างชื่อสำหรับรายการ คุณต้องคำนึงถึงข้อกำหนดหลายประการ: ชื่อต้องขึ้นต้นด้วยตัวอักษร (ไม่อนุญาตให้เว้นวรรค สัญลักษณ์ หรือตัวเลข) หากมีการใช้คำหลายคำในชื่อ ก็ไม่ควรมีการเว้นวรรคระหว่างคำเหล่านั้น (ตามกฎแล้วจะใช้ขีดล่าง) ในบางกรณี เพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นหารายการที่จำเป็นในภายหลัง ผู้ใช้จะทิ้งโน้ตไว้ในรายการ "หมายเหตุ"
- เลือกรายการที่คุณต้องการแก้ไข ที่ด้านบนของแถบเครื่องมือในส่วน "ทำงานกับข้อมูล" ให้คลิกที่รายการ "การตรวจสอบข้อมูล"
- ในเมนูที่เปิดขึ้นในรายการ "ประเภทข้อมูล" ให้คลิกที่ "รายการ" เราลงไปและป้อนเครื่องหมาย "=" และชื่อที่ให้ไว้ก่อนหน้านี้ในรายการเสริมของเรา ("ผลิตภัณฑ์") คุณสามารถตกลงได้โดยคลิกปุ่ม "ตกลง"
- ผลงานก็ถือว่าเสร็จ หลังจากคลิกที่แต่ละเซลล์แล้ว ไอคอนพิเศษควรปรากฏทางด้านซ้ายพร้อมรูปสามเหลี่ยมฝังตัว โดยมุมหนึ่งจะเลื่อนลงมา นี่เป็นปุ่มโต้ตอบที่เมื่อคลิกแล้ว จะเปิดรายการของรายการที่รวบรวมไว้ก่อนหน้านี้ ยังคงเป็นเพียงการคลิกเพื่อเปิดรายการและป้อนชื่อในเซลล์
คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ! ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถสร้างรายการสินค้าทั้งหมดที่มีอยู่ในคลังสินค้าและบันทึกได้ หากจำเป็น ยังคงเป็นเพียงการสร้างตารางใหม่ที่คุณจะต้องป้อนชื่อที่จำเป็นต้องพิจารณาหรือแก้ไขในปัจจุบัน
การสร้างรายการโดยใช้เครื่องมือสำหรับนักพัฒนา
วิธีการที่อธิบายไว้ข้างต้นไม่ได้เป็นเพียงวิธีเดียวในการสร้างรายการดรอปดาวน์ คุณยังสามารถขอความช่วยเหลือจากเครื่องมือสำหรับนักพัฒนาเพื่อทำงานนี้ให้สำเร็จ วิธีนี้ซับซ้อนกว่าวิธีก่อนหน้านี้ซึ่งเป็นสาเหตุที่ไม่ได้รับความนิยมแม้ว่าในบางกรณีถือว่าเป็นความช่วยเหลือที่ขาดไม่ได้จากนักบัญชี
ในการสร้างรายการด้วยวิธีนี้ คุณจะต้องเผชิญหน้ากับชุดเครื่องมือขนาดใหญ่และดำเนินการหลายอย่าง แม้ว่าผลลัพธ์ที่ได้จะน่าประทับใจกว่า: คุณสามารถแก้ไขลักษณะที่ปรากฏ สร้างจำนวนเซลล์ที่ต้องการ และใช้คุณลักษณะที่มีประโยชน์อื่นๆ มาเริ่มกันเลย:
- ก่อนอื่น คุณต้องเชื่อมต่อเครื่องมือสำหรับนักพัฒนา เนื่องจากอาจไม่ได้เปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น
- ในการดำเนินการนี้ ให้เปิด "ไฟล์" และเลือก "ตัวเลือก"
- หน้าต่างจะเปิดขึ้นซึ่งในรายการด้านซ้ายเราจะมองหา "กำหนด Ribbon เอง" คลิกและเปิดเมนู
- ในคอลัมน์ทางขวา คุณต้องค้นหารายการ "นักพัฒนา" และทำเครื่องหมายที่หน้ารายการนั้น หากไม่มี หลังจากนั้น ควรเพิ่มเครื่องมือลงในแผงควบคุมโดยอัตโนมัติ
- หากต้องการบันทึกการตั้งค่า ให้คลิกที่ปุ่ม "ตกลง"
- ด้วยการถือกำเนิดของแท็บใหม่ใน Excel มีคุณสมบัติใหม่มากมาย งานเพิ่มเติมทั้งหมดจะดำเนินการโดยใช้เครื่องมือนี้
- ต่อไป เราสร้างรายการที่มีรายชื่อผลิตภัณฑ์ที่จะปรากฏขึ้นหากคุณต้องการแก้ไขตารางใหม่และป้อนข้อมูลลงในตาราง
- เปิดใช้งานเครื่องมือสำหรับนักพัฒนา ค้นหา "การควบคุม" และคลิกที่ "วาง" รายการไอคอนจะเปิดขึ้น การวางเมาส์เหนือไอคอนจะแสดงฟังก์ชันที่ดำเนินการ เราพบ "กล่องคำสั่งผสม" ซึ่งอยู่ในบล็อก "การควบคุม ActiveX" และคลิกที่ไอคอน ควรเปิด "โหมดนักออกแบบ"
- เมื่อเลือกเซลล์บนสุดในตารางที่เตรียมไว้แล้ว เราจะเปิดใช้งานเซลล์ดังกล่าวโดยคลิก LMB กำหนดขอบเขตของมัน
- รายการที่เลือกเปิดใช้งาน "โหมดการออกแบบ" ใกล้ๆ กัน คุณจะพบปุ่ม "คุณสมบัติ" ต้องเปิดใช้งานเพื่อปรับแต่งรายการต่อไป
- ตัวเลือกจะเปิดขึ้น เราพบบรรทัด "ListFillRange" และป้อนที่อยู่ของรายการเสริม
- คลิกที่เซลล์ RMB ในเมนูที่เปิดขึ้น ไปที่ "ComboBox Object" และเลือก "Edit"
- ภารกิจเสร็จสมบูรณ์.
หมายเหตุ! เพื่อให้รายการแสดงหลายเซลล์พร้อมรายการดรอปดาวน์ จำเป็นต้องเปิดพื้นที่ใกล้กับขอบด้านซ้ายซึ่งเป็นที่ตั้งของเครื่องหมายการเลือกไว้ เฉพาะในกรณีนี้เท่านั้นที่สามารถจับเครื่องหมายได้
การสร้างรายการเชื่อมโยง
คุณยังสามารถสร้างรายการที่เชื่อมโยงเพื่อทำให้งานของคุณง่ายขึ้นใน Excel มาดูกันว่ามันคืออะไรและทำอย่างไรในวิธีที่ง่ายที่สุด
- เราสร้างตารางที่มีรายชื่อผลิตภัณฑ์และหน่วยการวัด (สองตัวเลือก) ในการทำเช่นนี้ คุณต้องสร้างอย่างน้อย 3 คอลัมน์
- ถัดไป คุณต้องบันทึกรายการด้วยชื่อของผลิตภัณฑ์และตั้งชื่อ ในการทำเช่นนี้โดยเลือกคอลัมน์ "ชื่อ" ให้คลิกขวาแล้วคลิก "กำหนดชื่อ" ในกรณีของเรา มันจะเป็น “Food_Products”
- ในทำนองเดียวกัน คุณต้องสร้างรายการหน่วยวัดสำหรับแต่ละชื่อของแต่ละผลิตภัณฑ์ เรากรอกรายการทั้งหมด
- เปิดใช้งานเซลล์ด้านบนของรายการในอนาคตในคอลัมน์ "ชื่อ"
- ผ่านการทำงานกับข้อมูล ให้คลิกที่การยืนยันข้อมูล ในหน้าต่างแบบเลื่อนลง เลือก "รายการ" และด้านล่างเราเขียนชื่อที่กำหนดสำหรับ "ชื่อ"
- ในทำนองเดียวกัน ให้คลิกเซลล์บนสุดในหน่วยวัด แล้วเปิด "ตรวจสอบค่าที่ป้อน" ในย่อหน้า "แหล่งที่มา" เราเขียนสูตร: =ทางอ้อม(A2).
- ถัดไป คุณต้องใช้โทเค็นการเติมข้อความอัตโนมัติ
- พร้อม! คุณสามารถเริ่มกรอกตาราง
สรุป
รายการดรอปดาวน์ใน Excel เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้การทำงานกับข้อมูลง่ายขึ้น ความคุ้นเคยครั้งแรกกับวิธีการสร้างรายการแบบหล่นลงอาจบ่งบอกถึงความซับซ้อนของกระบวนการที่ดำเนินการอยู่ แต่นี่ไม่ใช่กรณี นี่เป็นเพียงภาพลวงตาที่เอาชนะได้ง่ายหลังจากฝึกฝนมาสองสามวันตามคำแนะนำข้างต้น