เนื้อหา
ในบทความ 2 ส่วนนี้ เทอร์รี่พูดถึงวัตถุประสงค์ของสไตล์ใน Microsoft Excel ในส่วนแรก คุณจะได้เรียนรู้วิธีจัดรูปแบบเซลล์อย่างชาญฉลาด และในส่วนที่สอง คุณจะได้เรียนรู้ตัวเลือกการจัดรูปแบบขั้นสูงเพิ่มเติม
สไตล์ใน Microsoft Excel เป็นคุณลักษณะที่ถูกมองข้าม ใช้งานน้อยเกินไป และประเมินค่าต่ำไปอย่างไม่ต้องสงสัยของ Excel
แม้จะมีพื้นที่เพิ่มขึ้นบน Ribbon ของ Microsoft Excel 2007 ที่ทุ่มเทให้กับคุณลักษณะนี้ ผู้ใช้ส่วนใหญ่ (รวมถึงตัวฉันเองด้วย) ทำผิดพลาดในการปรับการจัดรูปแบบเซลล์บนเวิร์กชีตด้วยตนเอง แทนที่จะใช้เวลาอันมีค่าในการปรับแต่งสไตล์แบบกำหนดเองที่จะ สามารถใช้ได้ด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้ง
คุณคุ้นเคยกับข้อความแสดงข้อผิดพลาดนี้:รูปแบบเซลล์ต่างกันมากเกินไป“? ถ้าใช่ คุณจะพบว่าการใช้สไตล์ใน Microsoft Excel มีประโยชน์อย่างแน่นอน
การใช้รูปแบบ Excel อย่างชาญฉลาดจะช่วยคุณประหยัดเวลาในระยะยาว! ไม่ต้องพูดถึงความโล่งใจอย่างมีนัยสำคัญในการจัดรูปแบบเซลล์ รูปลักษณ์ที่สม่ำเสมอของตาราง และความง่ายในการรับรู้ และถึงแม้จะเป็นผู้ใช้ Excel ที่มีประสบการณ์มากที่สุด เครื่องมือนี้ก็ยังไม่ค่อยเป็นที่นิยมนัก
บทความนี้ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อตอบคำถามว่าเหตุใดเราจึงไม่ใช้สไตล์ใน Microsoft Excel ที่จริงแล้ว รวมถึงการพูดคุยเรื่องการเสริมความแข็งแกร่งให้กับเวิร์กบุ๊ก Microsoft Excel โดยการรวมสไตล์เข้ากับเครื่องมือตรวจสอบข้อมูล
ในบทความนี้ เราจะมาดูการทำงานกับสไตล์ โดยผมจะให้คำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการทำงานกับเครื่องมือนี้ จากนั้นในส่วนที่สองของบทเรียน เราจะศึกษาเทคนิคและการตั้งค่าต่างๆ . ฉันจะแสดงวิธีจัดการสไตล์ แบ่งปันแนวคิดในการใช้สไตล์ Microsoft Excel ในงานประจำวันของคุณ และคุณจะพบคำแนะนำที่เป็นประโยชน์ที่เป็นตัวหนาในบทความของฉันเสมอ
สุดท้ายนี้ ควรกล่าวไว้ว่า เช่นเดียวกับเครื่องมือของ Microsoft หลายๆ แบบ สไตล์จะปรากฏในทุกแอปพลิเคชันของชุดโปรแกรม Microsoft Office ในที่นี้ เราจะเน้นที่สไตล์ใน Microsoft Excel แต่พื้นฐานและเทคนิคที่อธิบายไว้จะนำไปใช้กับแอปพลิเคชัน Microsoft Office ใดๆ
แล้วสไตล์ใน Microsoft Excel คืออะไร?
สไตล์ใน Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่เข้าถึงได้ภายใต้แท็บ หน้าแรก (บ้าน). ช่วยให้คุณสามารถใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้ากับเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
มีคอลเลกชั่นของสไตล์ที่ตั้งไว้ล่วงหน้าและพร้อมใช้งานแล้ว คุณสามารถเข้าถึงได้โดยเพียงแค่คลิกที่ไอคอน รูปแบบ (รูปแบบ) ตามที่แสดงในภาพด้านบน
คุณจะเห็นตัวเลือกต่างๆ มากมาย (ดูภาพด้านล่าง) อันที่จริงประโยชน์ของพวกมันนั้นน่าสงสัย แต่ไม่ต้องกังวลไป คุณยังสามารถปรับเปลี่ยนสไตล์ที่ตั้งไว้ล่วงหน้าให้เหมาะกับความต้องการของคุณ หรือสร้างสไตล์ของคุณเองที่น่าสนใจยิ่งกว่านั้น! เราจะพูดถึงรายละเอียดเพิ่มเติมในส่วนที่สองของบทความ
การใช้สไตล์ใน Excel ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าการจัดรูปแบบอยู่ภายใต้การควบคุมของคุณอย่างสมบูรณ์ การใช้สไตล์ช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการจัดรูปแบบเซลล์ตารางด้วยตนเอง และให้ประสบการณ์ที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณทำงานร่วมกัน (เราจะพูดถึงประสบการณ์ของผู้ใช้เพิ่มเติมในภายหลัง)
คุณจำเป็นต้องรู้อะไรบ้างเพื่อใช้สไตล์ใน Microsoft Excel
คุณจะดีใจที่ทราบว่าไม่มีข้อกำหนดเบื้องต้นที่แน่นอนสำหรับการใช้สไตล์ใน Microsoft Excel
แน่นอน การทำความคุ้นเคยกับกล่องโต้ตอบการจัดรูปแบบและองค์ประกอบสไตล์แต่ละรายการนั้นมีประโยชน์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณวางแผนที่จะสร้างสไตล์ของคุณเอง แต่นี่ไม่ใช่ข้อกำหนด อันที่จริง เครื่องมือนี้ใช้งานได้ง่ายมาก แม้แต่กับผู้ที่เริ่มใช้ Excel เป็นครั้งแรก!
ตัวเลือกการจัดรูปแบบสไตล์ที่พร้อมใช้งานประกอบด้วยแอตทริบิวต์ของเซลล์หกรายการ ซึ่งตรงกับแท็บหกแท็บในกล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบเซลล์ (รูปแบบเซลล์).
เราสามารถใช้องค์ประกอบการจัดรูปแบบจำนวนเท่าใดก็ได้ที่พร้อมใช้งานสำหรับแต่ละแอตทริบิวต์ สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องพอดีกับขีดจำกัดที่กำหนดโดย Microsoft Excel ซึ่งมีรูปแบบเซลล์ต่างๆ ประมาณ 4000 รูปแบบในสมุดงานเดียว (เพื่อหลีกเลี่ยงข้อความแสดงข้อผิดพลาด Excel ดังกล่าว)
หมายเหตุนักแปล: สำหรับ Excel 2003 และเวอร์ชันก่อนหน้า (นามสกุล .xls) จำนวนรูปแบบสูงสุดที่สามารถบันทึกในไฟล์หนึ่งๆ คือ 4000 ชุดที่ไม่ซ้ำกัน ใน Excel 2007 และใหม่กว่า (นามสกุล .xlsx) จำนวนนี้เพิ่มขึ้นเป็น 64000 รูปแบบ
สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่า เช่นเดียวกับมาโคร รูปแบบการจัดรูปแบบใหม่ของ Microsoft เป็นแบบเฉพาะหนังสือ ซึ่งหมายความว่าจะถูกบันทึกไว้ในเวิร์กบุ๊กเฉพาะ และจะพร้อมใช้งานในเวิร์กบุ๊กนั้นเท่านั้น จนกว่าคุณจะนำเข้าสไตล์ไปยังเวิร์กบุ๊กอื่น เราจะดูวิธีการทำในส่วนที่สองของบทความ
วิธีการใช้รูปแบบที่ตั้งไว้ล่วงหน้า?
เมื่อต้องการนำสไตล์ที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้าไปใช้กับเซลล์ Excel:
- เลือกเซลล์ที่จะนำสไตล์ไปใช้
- เปิดบน Microsoft Excel Ribbon: หน้าแรก (หน้าแรก) > รูปแบบ (สไตล์) > รูปแบบเซลล์ (รูปแบบเซลล์)
คำแนะนำที่เป็นประโยชน์! โปรดทราบว่าเมื่อเลือกสไตล์ การแสดงตัวอย่างแบบโต้ตอบจะทำงาน ซึ่งหมายความว่าเมื่อคุณวางเมาส์เหนือตัวเลือกสไตล์ต่างๆ เซลล์ที่เลือกจะเปลี่ยนไป ไอเดียดี ไมโครซอฟท์!
- เลือกสไตล์สำหรับเซลล์โดยคลิกด้วยเมาส์
แค่นั้นแหละ! เซลล์ที่เลือกทั้งหมดจะถูกจัดรูปแบบตามสไตล์ที่เลือก!
คำแนะนำที่เป็นประโยชน์! เมื่อคุณกำหนดสไตล์สำหรับเซลล์แล้ว การเปลี่ยนองค์ประกอบการจัดรูปแบบใดๆ พร้อมกันจะเป็นงานหนึ่งในสี่ของนาทีสำหรับคุณ ลดลงเหลือเพียงการเปลี่ยนพารามิเตอร์ของสไตล์ แทนที่จะต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการวนซ้ำและเปลี่ยนรูปแบบด้วยตนเอง ในตาราง!
สำหรับผู้ที่สนใจเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกรูปแบบขั้นสูงใน Microsoft Excel โปรดดูส่วนที่สองของบทความของฉัน