นำเข้าเนื้อหาของไฟล์ CSV ลงใน Excel

CSV เป็นนามสกุลไฟล์ที่นิยมใช้เป็นหลักในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างโปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่างๆ ส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องเปิดและแก้ไขเอกสารดังกล่าว อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี ผู้ใช้อาจต้องเผชิญกับงานดังกล่าว Excel ให้คุณทำสิ่งนี้ได้ แต่ไม่เหมือนไฟล์มาตรฐานในรูปแบบ xls и XLSXการเปิดเอกสารโดยการดับเบิลคลิกเมาส์ไม่ได้ให้ผลลัพธ์คุณภาพสูงเสมอไป ซึ่งอาจส่งผลให้การแสดงข้อมูลไม่ถูกต้อง มาดูวิธีการเปิดไฟล์ CSV ใน Excel

การเปิดไฟล์ CSV

เรามาเริ่มกันก่อนว่าเอกสารในรูปแบบนี้คืออะไร

CSV เป็นตัวย่อที่ย่อมาจาก “ค่าที่คั่นด้วยจุลภาค” (ในความหมาย “ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค”).

ตามชื่อ เอกสารเหล่านี้ใช้ตัวคั่น:

• จุลภาค – ในเวอร์ชันภาษาอังกฤษ;
• อัฒภาค – ในเวอร์ชันของโปรแกรม

เมื่อเปิดเอกสารใน Excel งานหลัก (ปัญหา) คือการเลือกวิธีการเข้ารหัสที่ใช้ในการบันทึกไฟล์ หากเลือกการเข้ารหัสผิด ผู้ใช้มักจะเห็นอักขระที่ไม่สามารถอ่านได้จำนวนมาก และประโยชน์ของข้อมูลจะลดลง นอกจากนี้ตัวคั่นที่ใช้ก็มีความสำคัญอย่างยิ่ง ตัวอย่างเช่น หากเอกสารถูกบันทึกเป็นเวอร์ชันภาษาอังกฤษ แล้วคุณพยายามเปิดเอกสารนั้นในเวอร์ชันนั้น คุณภาพของข้อมูลที่แสดงมักจะได้รับผลกระทบ เหตุผลที่เราระบุไว้ก่อนหน้านี้คือเวอร์ชันที่ต่างกันใช้ตัวคั่นต่างกัน มาดูวิธีหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้และวิธีเปิดไฟล์ CSV อย่างถูกต้องกันดีกว่า

วิธีที่ 1: ดับเบิลคลิกหรือผ่านเมนูบริบท

ก่อนดำเนินการกับวิธีการที่ซับซ้อนกว่านี้ มาดูวิธีที่ง่ายที่สุดกันก่อน ใช้ได้เฉพาะในกรณีที่ไฟล์ถูกสร้าง / บันทึกและเปิดในโปรแกรมรุ่นเดียวกัน ซึ่งหมายความว่าจะไม่มีปัญหากับการเข้ารหัสและตัวคั่น มีสองตัวเลือกที่เป็นไปได้ เราจะอธิบายไว้ด้านล่าง

Excel ถูกตั้งค่าเป็นโปรแกรมเริ่มต้นในการเปิดไฟล์ CSV

ถ้าใช่ คุณสามารถเปิดเอกสารได้เหมือนกับไฟล์อื่นๆ เพียงแค่ดับเบิลคลิกที่เอกสาร

โปรแกรมอื่นถูกกำหนดให้เปิดไฟล์ CSV หรือไม่ได้กำหนดเลย

อัลกอริทึมของการกระทำในสถานการณ์ดังกล่าวมีดังนี้ (ใช้ Windows 10 เป็นตัวอย่าง):

1. เราคลิกขวาที่ไฟล์และในเมนูบริบทที่เปิดขึ้น เราหยุดที่คำสั่ง “เปิดด้วย”.
2. ในเมนูเสริม ระบบสามารถเสนอโปรแกรม Excel ได้ทันที ในกรณีนี้ให้คลิกที่ไฟล์ซึ่งเป็นผลให้ไฟล์เปิดขึ้น (เช่นเดียวกับการดับเบิลคลิก) หากโปรแกรมที่เราต้องการไม่อยู่ในรายการ ให้คลิกที่รายการ “เลือกแอปอื่น”.
3. หน้าต่างจะปรากฏขึ้นซึ่งเราสามารถเลือกโปรแกรมได้ (หากต้องการขยายรายการตัวเลือกที่มีให้กดปุ่ม “แอพเพิ่มเติม”) ที่คุณต้องการเปิดเอกสาร ค้นหาสิ่งที่เราต้องการแล้วคลิก OK. หากต้องการกำหนดให้ Excel เป็นแอปพลิเคชันเริ่มต้นสำหรับไฟล์ประเภทนี้ ก่อนอื่นให้เลือกช่องที่เหมาะสม
4. ในบางกรณี เมื่อไม่พบ Excel ในหน้าต่างนี้ ให้คลิกที่ปุ่ม “ค้นหาแอปอื่นในคอมพิวเตอร์เครื่องนี้” ที่ส่วนท้ายของรายการ
5. หน้าต่างจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอที่เราไปที่ตำแหน่งของโปรแกรมบนพีซีทำเครื่องหมายไฟล์ปฏิบัติการด้วยนามสกุล EXE และกดปุ่ม "เปิด".

ไม่ว่าจะเลือกวิธีการใดที่อธิบายไว้ข้างต้น ผลลัพธ์จะเป็นการเปิดไฟล์ CSV ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น เนื้อหาจะแสดงอย่างถูกต้องก็ต่อเมื่อตัวเข้ารหัสและตัวคั่นตรงกันเท่านั้น

ในกรณีอื่นๆ อาจมีลักษณะเช่นนี้:

ดังนั้นวิธีการที่อธิบายไว้จึงไม่เหมาะสมเสมอไป และเราจะดำเนินการต่อไป

วิธีที่ 2: ใช้ตัวช่วยสร้างข้อความ

มาใช้เครื่องมือที่รวมอยู่ในโปรแกรมกันเถอะ – โทข้อความ:

1. เมื่อเปิดโปรแกรมและสร้างแผ่นงานใหม่เพื่อเข้าถึงฟังก์ชันและเครื่องมือทั้งหมดของสภาพแวดล้อมการทำงานให้สลับไปที่แท็บ "ข้อมูล"ที่เราคลิกที่ปุ่ม “การรับข้อมูลภายนอก”. ในบรรดาตัวเลือกที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก “จากข้อความ”.
2. หน้าต่างจะเปิดขึ้นซึ่งเราต้องนำทางไปยังตำแหน่งของไฟล์ที่เราต้องการนำเข้า เมื่อทำเครื่องหมายแล้วให้กดปุ่ม "นำเข้า".
3. พื้นที่ โทข้อความ. ตรวจสอบว่าเลือกตัวเลือกนี้หรือไม่ “พร้อมเครื่องแยก” สำหรับพารามิเตอร์ “รูปแบบข้อมูล”. การเลือกรูปแบบขึ้นอยู่กับการเข้ารหัสที่ใช้เมื่อบันทึก ในบรรดารูปแบบที่นิยมมากที่สุดคือ “ซีริลลิก (DOS)” и "ยูนิโค้ด (UTF-8)". คุณสามารถเข้าใจได้ว่ามีตัวเลือกที่เหมาะสมโดยเน้นที่การแสดงตัวอย่างเนื้อหาที่ด้านล่างของหน้าต่าง เหมาะกับกรณีของเรา "ยูนิโค้ด (UTF-8)". พารามิเตอร์ที่เหลือส่วนใหญ่มักไม่ต้องการการกำหนดค่า ดังนั้นให้คลิกปุ่ม “ดาลี่”.
4. ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดอักขระที่ทำหน้าที่เป็นตัวคั่น เนื่องจากเอกสารของเราสร้าง / บันทึกในเวอร์ชันของโปรแกรมเราจึงเลือก "อัฒภาค". ที่นี่ ในกรณีของการเลือกการเข้ารหัส เรามีโอกาสลองใช้ตัวเลือกต่าง ๆ ประเมินผลลัพธ์ในพื้นที่แสดงตัวอย่าง (คุณสามารถระบุตัวละครของคุณเองด้วยการเลือกตัวเลือก “ที่อื่น”). หลังจากตั้งค่าที่ต้องการแล้ว ให้กดปุ่มอีกครั้ง “ดาลี่”.
5. ในหน้าต่างสุดท้าย ส่วนใหญ่แล้ว คุณไม่จำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับการตั้งค่ามาตรฐาน แต่ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนรูปแบบของคอลัมน์ ให้คลิกที่ด้านล่างของหน้าต่างก่อน (field "ตัวอย่าง") จากนั้นเลือกตัวเลือกที่เหมาะสม กดเมื่อพร้อม "พร้อม".
6. หน้าต่างจะปรากฏขึ้นซึ่งเราเลือกวิธีการนำเข้าข้อมูล (บนแผ่นงานที่มีอยู่หรือบนแผ่นงานใหม่) และคลิก OK.
   • ในกรณีแรก คุณควรระบุที่อยู่ของเซลล์ (หรือปล่อยให้เป็นค่าเริ่มต้น) ซึ่งจะเป็นองค์ประกอบด้านซ้ายบนของเนื้อหาที่นำเข้า คุณสามารถทำได้ด้วยตนเองโดยป้อนพิกัดโดยใช้แป้นพิมพ์ หรือเพียงคลิกเซลล์ที่ต้องการบนแผ่นงาน (เคอร์เซอร์ควรอยู่ในฟิลด์ที่เหมาะสมสำหรับป้อนข้อมูล)
   • เมื่อคุณเลือกตัวเลือกการนำเข้าในแผ่นงานใหม่ คุณไม่จำเป็นต้องระบุพิกัด
7. ทุกอย่างพร้อม เราจัดการเพื่อนำเข้าข้อมูลของไฟล์ CSV แตกต่างจากวิธีแรก เราสามารถสังเกตได้ว่าความกว้างของคอลัมน์ได้รับการเคารพ โดยคำนึงถึงเนื้อหาของเซลล์

วิธีที่ 3: ผ่านเมนู "ไฟล์"

และวิธีสุดท้ายที่คุณสามารถใช้ได้มีดังต่อไปนี้:

1. หลังจากเริ่มโปรแกรมแล้ว ให้เลือกรายการ "เปิด".หากเคยเปิดโปรแกรมมาก่อนและกำลังดำเนินการอยู่ในแผ่นงานเฉพาะ ให้ไปที่เมนู "ไฟล์".คลิกที่คำสั่ง "เปิด" ไปที่รายการคำสั่ง
2. กดปุ่ม "ทบทวน"ไปที่หน้าต่าง ตัวนำ.
3. เลือกรูปแบบ "เอกสารทั้งหมด"ไปที่ตำแหน่งที่จัดเก็บเอกสารของเรา ทำเครื่องหมายและคลิกปุ่ม "เปิด".
4. ที่คุ้นเคยของเราจะปรากฏบนหน้าจอ ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ. จากนั้นเราทำตามขั้นตอนที่ระบุไว้ใน 2 วิธี.

สรุป

ดังนั้น แม้จะมีความซับซ้อนอย่างเห็นได้ชัด แต่โปรแกรม Excel ก็ให้คุณเปิดและทำงานกับไฟล์ในรูปแบบ CSV ได้อย่างเต็มที่ สิ่งสำคัญคือการตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการ หากเปิดเอกสารตามปกติ (ดับเบิลคลิกหรือผ่านเมนูบริบท) เนื้อหาของเอกสารมีอักขระที่เข้าใจยาก คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างข้อความ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเลือกอักขระการเข้ารหัสและตัวคั่นที่เหมาะสม ซึ่งจะส่งผลโดยตรงต่อความถูกต้องของเอกสาร ข้อมูลที่แสดง