เนื้อหา
ผลลัพธ์ขั้นกลางที่ต้องได้รับเมื่อรวบรวมรายงานสามารถคำนวณได้ง่ายใน Excel มีตัวเลือกที่สะดวกพอสมควรสำหรับสิ่งนี้ซึ่งเราจะพิจารณาในรายละเอียดในบทความนี้
ข้อกำหนดที่ใช้กับตารางเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ขั้นกลาง
ฟังก์ชันผลรวมย่อยใน Excel เหมาะสำหรับตารางบางประเภทเท่านั้น. ในส่วนนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขใดบ้างจึงจะสามารถใช้ตัวเลือกนี้ได้
- จานไม่ควรมีเซลล์ว่างแต่ละเซลล์ต้องมีข้อมูลบางอย่าง
- ส่วนหัวควรเป็นหนึ่งบรรทัด นอกจากนี้ ตำแหน่งของมันจะต้องถูกต้อง: ไม่มีการกระโดดและเซลล์ที่ทับซ้อนกัน
- การออกแบบส่วนหัวต้องทำอย่างเคร่งครัดในบรรทัดบนสุด มิฉะนั้น ฟังก์ชันจะไม่ทำงาน
- ตารางควรแสดงด้วยจำนวนเซลล์ปกติโดยไม่มีกิ่งก้านเพิ่มเติม ปรากฎว่าการออกแบบโต๊ะต้องประกอบด้วยสี่เหลี่ยมผืนผ้าอย่างเคร่งครัด
หากคุณเบี่ยงเบนจากข้อกำหนดที่ระบุไว้อย่างน้อยหนึ่งรายการเมื่อพยายามใช้ฟังก์ชัน "ผลลัพธ์ระดับกลาง" ข้อผิดพลาดจะปรากฏในเซลล์ที่เลือกสำหรับการคำนวณ
วิธีการใช้ฟังก์ชันผลรวมย่อย
ในการค้นหาค่าที่จำเป็น คุณต้องใช้ฟังก์ชันที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอยู่ที่ด้านบนของแผ่นงาน Microsoft Excel ที่แผงด้านบน
- เราเปิดตารางที่ตรงตามข้อกำหนดที่ระบุไว้ข้างต้น จากนั้นคลิกที่เซลล์ของตารางซึ่งเราจะพบผลลัพธ์ระดับกลาง จากนั้นไปที่แท็บ "ข้อมูล" ในส่วน "โครงสร้าง" คลิกที่ "ยอดรวมย่อย"
- ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น เราต้องเลือกพารามิเตอร์หนึ่งตัว ซึ่งจะให้ผลลัพธ์ระดับกลาง ในการดำเนินการนี้ คุณต้องระบุราคาต่อหน่วยของสินค้าในช่อง "เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง" ดังนั้นค่าจะถูกใส่ลง "ราคา" จากนั้นกดปุ่ม "ตกลง" โปรดทราบว่าในฟิลด์ "การทำงาน" คุณต้องตั้งค่า "จำนวนเงิน" เพื่อที่จะคำนวณค่ากลางได้อย่างถูกต้อง
- หลังจากคลิกปุ่ม "ตกลง" ในตารางสำหรับแต่ละค่าแล้ว ผลรวมย่อยจะปรากฏขึ้น ดังแสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง
หมายเหตุ! หากคุณได้รับยอดรวมตามที่กำหนดแล้วมากกว่าหนึ่งครั้ง คุณต้องทำเครื่องหมายที่ช่อง “แทนที่ผลรวมปัจจุบัน” ในกรณีนี้ ข้อมูลจะไม่ถูกทำซ้ำ
หากคุณพยายามยุบเส้นทั้งหมดด้วยชุดเครื่องมือทางด้านซ้ายของเพลต คุณจะเห็นว่าผลลัพธ์ขั้นกลางทั้งหมดยังคงอยู่ เป็นพวกเขาที่คุณพบโดยใช้คำแนะนำด้านบน
ผลรวมย่อยเป็นสูตร
เพื่อไม่ให้ค้นหาเครื่องมือฟังก์ชันที่จำเป็นในแท็บของแผงควบคุม คุณต้องใช้ตัวเลือก "แทรกฟังก์ชัน" ลองพิจารณาวิธีนี้โดยละเอียด
- เปิดตารางที่คุณต้องการค้นหาค่ากลาง เลือกเซลล์ที่จะแสดงค่ากลาง
- จากนั้นคลิกที่ปุ่ม "แทรกฟังก์ชัน" ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้เลือกเครื่องมือที่จำเป็น ในการดำเนินการนี้ ในช่อง "หมวดหมู่" เรากำลังมองหาส่วน "รายการเรียงตามตัวอักษรทั้งหมด" จากนั้นในหน้าต่าง "เลือกฟังก์ชั่น" คลิกที่ "SUB.TOTALS" คลิกที่ปุ่ม "OK"
- ในหน้าต่างถัดไป "อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน" เลือก "หมายเลขฟังก์ชัน" เราเขียนเลข 9 ซึ่งสอดคล้องกับตัวเลือกการประมวลผลข้อมูลที่เราต้องการ – การคำนวณจำนวนเงิน
- ในฟิลด์ข้อมูลถัดไป "การอ้างอิง" เลือกจำนวนเซลล์ที่คุณต้องการค้นหาผลรวมย่อย เพื่อไม่ให้ป้อนข้อมูลด้วยตนเอง คุณสามารถเลือกช่วงของเซลล์ที่ต้องการได้ด้วยเคอร์เซอร์ จากนั้นคลิกปุ่มตกลงในหน้าต่าง
เป็นผลให้ในเซลล์ที่เลือกเราได้รับผลลัพธ์ระดับกลางซึ่งเท่ากับผลรวมของเซลล์ที่เราเลือกด้วยข้อมูลตัวเลขที่เป็นลายลักษณ์อักษร. คุณสามารถใช้ฟังก์ชันได้โดยไม่ต้องใช้ "ตัวช่วยสร้างฟังก์ชัน" สำหรับสิ่งนี้ คุณต้องป้อนสูตรด้วยตนเอง: =SUBTOTALS(จำนวนการประมวลผลข้อมูล พิกัดเซลล์)
เอาใจใส่! เมื่อพยายามค้นหาค่ากลาง ผู้ใช้แต่ละคนต้องเลือกตัวเลือกของตนเอง ซึ่งจะแสดงเป็นผลลัพธ์ ไม่เพียงแต่ผลรวมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงค่าเฉลี่ย ค่าต่ำสุด และค่าสูงสุดด้วย
การใช้ฟังก์ชันและการประมวลผลเซลล์ด้วยตนเอง
วิธีนี้เกี่ยวข้องกับการใช้ฟังก์ชันในลักษณะที่แตกต่างออกไปเล็กน้อย การใช้งานถูกนำเสนอในอัลกอริทึมด้านล่าง:
- เปิด Excel และตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางแสดงอย่างถูกต้องบนแผ่นงาน จากนั้นเลือกเซลล์ที่คุณต้องการรับค่ากลางของค่าที่ระบุในตาราง จากนั้นคลิกที่ปุ่มภายใต้แผงควบคุม "ฟังก์ชั่นแทรก"
- ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกหมวดหมู่ "10 ฟังก์ชั่นที่ใช้ล่าสุด" และค้นหา "ผลรวมระดับกลาง" ในกลุ่มเหล่านี้ หากไม่มีฟังก์ชันดังกล่าว จำเป็นต้องกำหนดหมวดหมู่อื่น - "รายการเรียงตามตัวอักษรทั้งหมด"
- หลังจากปรากฏหน้าต่างป๊อปอัปเพิ่มเติมซึ่งคุณต้องเขียน "อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน" เราจะป้อนข้อมูลทั้งหมดที่ใช้ในวิธีก่อนหน้าที่นั่น ในกรณีดังกล่าว ผลลัพธ์ของการดำเนินการ "ยอดรวมย่อย" จะดำเนินการในลักษณะเดียวกัน
ในบางกรณี หากต้องการซ่อนข้อมูลทั้งหมด ยกเว้นค่ากลางที่สัมพันธ์กับค่าประเภทหนึ่งในเซลล์ อนุญาตให้ใช้เครื่องมือซ่อนข้อมูลได้ อย่างไรก็ตาม คุณต้องแน่ใจว่าเขียนโค้ดสูตรถูกต้อง
สรุป
การคำนวณผลรวมย่อยโดยใช้อัลกอริธึมสเปรดชีต Excel สามารถทำได้โดยใช้ฟังก์ชันเฉพาะเท่านั้น แต่สามารถเข้าถึงได้หลายวิธี เงื่อนไขหลักคือการทำตามขั้นตอนทั้งหมดเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและตรวจสอบว่าตารางที่เลือกตรงตามข้อกำหนดที่จำเป็นหรือไม่