การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel – รายละเอียดพร้อมตัวอย่าง

หากคุณต้องการนำเสนอข้อมูลด้วยสายตา การทำเช่นนี้สะดวกมากโดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ผู้ใช้ที่ใช้บริการนี้จะประหยัดพลังงานและเวลาได้มาก ในการรับข้อมูลที่จำเป็น การดูไฟล์อย่างรวดเร็วก็เพียงพอแล้ว

วิธีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel

คุณสามารถค้นหา "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" ได้ในแท็บแรกของริบบิ้นโดยไปที่ส่วน "สไตล์" 

ถัดไป คุณต้องค้นหาไอคอนลูกศรทางด้านขวาเล็กน้อยด้วยตาของคุณ เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่ไอคอนนั้น จากนั้นการตั้งค่าจะเปิดขึ้น ซึ่งคุณสามารถกำหนดค่าพารามิเตอร์ที่จำเป็นทั้งหมดได้อย่างยืดหยุ่น 

ถัดไป คุณต้องเลือกตัวดำเนินการที่เหมาะสมเพื่อเปรียบเทียบตัวแปรที่ต้องการกับตัวเลข มีตัวดำเนินการเปรียบเทียบสี่ตัว – มากกว่า น้อยกว่า เท่ากับ และระหว่าง พวกเขาจะระบุไว้ในเมนูกฎ 

ต่อไป เราระบุชุดตัวเลขในช่วง A1:A11

มาฟอร์แมตชุดข้อมูลที่เหมาะสมกัน จากนั้นเราเปิดเมนูการตั้งค่า "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" และกำหนดเกณฑ์การเลือกข้อมูลที่จำเป็น ในกรณีของเรา เราจะเลือกเกณฑ์ “เพิ่มเติม” 

หน้าต่างพร้อมชุดตัวเลือกจะเปิดขึ้น ในส่วนด้านซ้ายของหน้าต่างจะมีช่องที่คุณต้องระบุหมายเลข 15 ในส่วนด้านขวา วิธีการเน้นข้อมูลจะถูกระบุ โดยต้องเป็นไปตามเกณฑ์ที่ระบุก่อนหน้านี้ ผลลัพธ์จะปรากฏขึ้นทันที

ถัดไป กำหนดค่าให้สมบูรณ์ด้วยปุ่ม OK

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมีไว้เพื่ออะไร?

ในระดับหนึ่ง เราสามารถพูดได้ว่าเป็นเครื่องมือ หลังจากเรียนรู้ว่าการทำงานกับ Excel ใดจะไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป เพราะมันทำให้ชีวิตง่ายขึ้นมาก แทนที่จะตั้งค่าการจัดรูปแบบของเซลล์ที่ตรงกับเงื่อนไขบางอย่างในแต่ละครั้ง และพยายามตรวจสอบด้วยตัวเองว่าสอดคล้องกับเกณฑ์นี้หรือไม่ คุณเพียงแค่ต้องตั้งค่าเพียงครั้งเดียว จากนั้น Excel จะทำทุกอย่างด้วยตัวเอง

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำให้เซลล์ทั้งหมดที่มีตัวเลขมากกว่า 100 เปลี่ยนเป็นสีแดง หรือกำหนดว่าเหลืออีกกี่วันจนกว่าจะถึงการชำระเงินครั้งต่อไป จากนั้นให้ใส่สีเขียวในเซลล์ที่เส้นตายยังไม่ไกลพอ 

ลองมาเป็นตัวอย่าง

ตารางนี้แสดงสินค้าคงคลังที่มีในสต็อก มันมีคอลัมน์ เป็นสินค้า ยอดขายเฉลี่ย (วัดเป็นหน่วยต่อสัปดาห์) สต็อก และจำนวนสินค้านี้เหลือกี่สัปดาห์

นอกจากนี้ หน้าที่ของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อคือการกำหนดตำแหน่งเหล่านั้น ซึ่งจำเป็นต้องมีการเติมเต็ม ในการทำเช่นนี้ คุณต้องดูคอลัมน์ที่สี่จากด้านซ้าย ซึ่งบันทึกสต็อคสินค้าตามสัปดาห์

สมมติว่าเกณฑ์ในการพิจารณาสาเหตุของความตื่นตระหนกมีสินค้าคงคลังน้อยกว่า 3 สัปดาห์ นี่แสดงว่าเราต้องเตรียมคำสั่งซื้อ หากสต็อกสินค้าเหลือน้อยกว่าสองสัปดาห์ แสดงว่าจำเป็นต้องทำการสั่งซื้ออย่างเร่งด่วน หากตารางมีตำแหน่งจำนวนมาก การตรวจสอบด้วยตนเองว่าเหลืออีกกี่สัปดาห์นั้นค่อนข้างเป็นปัญหา แม้ว่าคุณจะใช้การค้นหา และตอนนี้เรามาดูกันว่าโต๊ะหน้าตาเป็นอย่างไร ซึ่งเน้นสินค้าที่หายากเป็นสีแดง

และแน่นอนว่าการนำทางนั้นง่ายกว่ามาก 

จริง ตัวอย่างนี้เป็นการศึกษา ซึ่งค่อนข้างง่ายเมื่อเทียบกับภาพจริง และวินาทีและนาทีที่บันทึกไว้ด้วยการใช้ตารางดังกล่าวเป็นประจำจะกลายเป็นชั่วโมง ตอนนี้ก็เพียงพอแล้วที่จะดูตารางเพื่อทำความเข้าใจว่าสินค้าใดขาดตลาด และไม่ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการวิเคราะห์แต่ละเซลล์ (หากมีสินค้าโภคภัณฑ์ดังกล่าวเป็นพันๆ รายการ)

หากมีสินค้า "สีเหลือง" คุณต้องเริ่มซื้อ หากตำแหน่งที่เกี่ยวข้องเป็นสีแดง คุณต้องทำทันที 

ตามค่าของเซลล์อื่น

ทีนี้มาดูตัวอย่างการใช้งานจริงต่อไปนี้กัน

สมมติว่าเรามีตารางดังกล่าว และเราต้องเผชิญกับงานการเน้นแถวที่มีค่าบางอย่าง 

ดังนั้น หากโครงการยังคงดำเนินการอยู่ (นั่นคือ ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ ดังนั้นจึงมีเครื่องหมาย "P") เราจำเป็นต้องทำให้พื้นหลังเป็นสีแดง โครงการที่เสร็จสมบูรณ์จะถูกทำเครื่องหมายเป็นสีเขียว

ลำดับของการกระทำในสถานการณ์นี้จะเป็นดังนี้:

1. เลือกช่วงของค่า 
2. คลิกที่ปุ่ม "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" - "สร้างกฎ"
3. โปรดทราบว่าในกรณีของเรา คุณต้องใช้สูตรในรูปแบบของกฎ ต่อไปเราจะใช้ฟังก์ชัน IFเพื่อเน้นเส้นที่ตรงกัน 

ถัดไป กรอกบรรทัดตามที่แสดงในภาพนี้

สำคัญ! ต้องอ้างอิงสตริงอย่างแน่นอน ถ้าเราอ้างถึงเซลล์ ในกรณีนี้ เซลล์จะถูกผสม (ด้วยการตรึงคอลัมน์)

ในทำนองเดียวกัน กฎจะถูกสร้างขึ้นสำหรับโครงการงานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์จนถึงปัจจุบัน 

นี่คือลักษณะเกณฑ์ของเรา

และในที่สุด เราก็มีฐานข้อมูลดังกล่าว

หลายเงื่อนไข

เพื่อความชัดเจน ลองใช้ช่วง A1:A11 จากตารางเพื่อแสดงให้เห็นว่าในตัวอย่างที่ใช้งานได้จริง คุณสามารถใช้เงื่อนไขต่างๆ เพื่อกำหนดการจัดรูปแบบเซลล์ได้อย่างไร

เงื่อนไขมีดังนี้: หากตัวเลขในเซลล์เกินค่า 6 จะถูกเน้นด้วยสีแดง ถ้าเป็นสีเขียวแสดงว่าเป็นสีเขียว และสุดท้าย ตัวเลขที่ใหญ่ที่สุด มากกว่า 20 จะถูกเน้นด้วยสีเหลือง 

มีหลายวิธีในการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขตามกฎหลายข้อ

1. วิธีที่ 1 เราเลือกช่วงของเราหลังจากนั้นในเมนูการตั้งค่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้เลือกกฎการเลือกเซลล์ดังกล่าวเป็น "เพิ่มเติม" ตัวเลข 6 ถูกเขียนไว้ทางด้านซ้าย และการจัดรูปแบบถูกตั้งค่าไว้ทางด้านขวา ในกรณีของเรา การเติมควรเป็นสีแดง หลังจากนั้น วงจรจะทำซ้ำสองครั้ง แต่มีการตั้งค่าพารามิเตอร์อื่นแล้ว - มากกว่า 10 และสีเขียวและมากกว่า 20 และสีเหลืองตามลำดับ คุณจะได้รับผลดังกล่าว
   

   

2. วิธีที่ 2 ไปที่เมนูการตั้งค่าหลักของเครื่องมือ "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" ของ Excel ที่นั่นเราพบเมนู "สร้างกฎ" และคลิกซ้ายที่รายการนี้
   

   

    หลังจากนั้น ถัดไป เลือกรายการ “ใช้สูตร …” (เน้นในรูปด้วยกรอบสีแดง) และตั้งค่าเงื่อนไขแรก หลังจากนั้นให้คลิกที่ตกลง จากนั้นวงจรจะทำซ้ำสำหรับเงื่อนไขที่ตามมาในลักษณะเดียวกับที่อธิบายไว้ข้างต้น แต่ใช้สูตร

   

สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงสิ่งนี้ ในตัวอย่างของเรา บางเซลล์ตรงกับเกณฑ์หลายอย่างพร้อมกัน Excel แก้ไขข้อขัดแย้งนี้ดังนี้: กฎที่อยู่ด้านบนจะถูกนำไปใช้ก่อน 

และนี่คือภาพหน้าจอเพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้น

ตัวอย่างเช่น เรามีเลข 24 ซึ่งตรงตามเงื่อนไขทั้งสามข้อในเวลาเดียวกัน ในกรณีนี้จะมีการเติมที่ตรงตามเงื่อนไขแรกแม้ว่าจะตกอยู่ภายใต้เงื่อนไขที่สามมากกว่าก็ตาม ดังนั้นหากเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องเติมตัวเลขที่มากกว่า 20 ด้วยสีเหลือง เงื่อนไขที่สามต้องอยู่ในอันดับแรก 

การจัดรูปแบบวันที่แบบมีเงื่อนไข

ตอนนี้เรามาดูกันว่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขทำงานอย่างไรกับวันที่ เรามีช่วงที่ยอดเยี่ยมเช่นนี้

ในกรณีนี้ คุณต้องตั้งกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เช่น "วันที่"

หลังจากนั้น กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้นพร้อมกับเงื่อนไขทั้งชุด คุณสามารถทำความคุ้นเคยกับรายละเอียดในภาพหน้าจอนี้ (รายการเหล่านี้อยู่ทางด้านซ้ายของหน้าจอในรูปแบบของรายการ)

เราเพียงแค่ต้องเลือกอันที่เหมาะสมและคลิกที่ปุ่ม "ตกลง"

เราเห็นว่าวันที่เหล่านั้นที่อ้างถึงสัปดาห์สุดท้ายในขณะที่วาดช่วงนี้ถูกเน้นด้วยสีแดง 

การใช้สูตร

ชุดของกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมาตรฐานมีขนาดค่อนข้างใหญ่ แต่สถานการณ์ต่างกัน และรายการมาตรฐานอาจไม่เพียงพอ ในกรณีนี้ คุณสามารถสร้างกฎการจัดรูปแบบของคุณเองได้โดยใช้สูตร 

ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกปุ่ม "สร้างกฎ" ในเมนูการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จากนั้นเลือกรายการที่แสดงในภาพหน้าจอ

แถว (ตามค่าเซลล์)

สมมติว่าเราจำเป็นต้องเน้นแถวที่มีเซลล์ที่มีค่าบางอย่าง ในกรณีนี้ เราจำเป็นต้องดำเนินการตามลำดับการกระทำข้างต้น แต่สำหรับสตริง นั่นคือ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขช่วงใด 

วิธีสร้างกฎ

ในการสร้างกฎ คุณต้องใช้ตัวเลือกที่เหมาะสมในส่วน "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" ลองดูลำดับการกระทำที่เฉพาะเจาะจง 

ก่อนอื่นคุณต้องค้นหารายการ "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" บนริบบิ้นบนแท็บ "หน้าแรก" สามารถรับรู้ได้จากเซลล์หลากสีที่มีลักษณะเฉพาะซึ่งมีขนาดต่างกันโดยมีรูปภาพข้างๆ โดยมีเครื่องหมายเท่ากับกากบาท 

มีปุ่ม "สร้างกฎ" คุณยังสามารถคลิกปุ่ม "จัดการกฎ" หลังจากนั้นกล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น ซึ่งคุณสามารถสร้างกฎได้โดยคลิกปุ่มที่เกี่ยวข้องที่มุมซ้ายบน 

คุณยังสามารถดูกฎเหล่านั้นที่ใช้ไปแล้วได้ในหน้าต่างนี้

กฎการเลือกเซลล์

โอเค เราคุยกันมากเกี่ยวกับวิธีสร้างกฎ แต่มันคืออะไร? กฎการเลือกเซลล์อ้างอิงถึงคุณลักษณะที่โปรแกรมพิจารณาเพื่อตัดสินใจว่าจะจัดรูปแบบเซลล์ที่เหมาะสมอย่างไร ตัวอย่างเช่น เงื่อนไขสามารถมีค่ามากกว่าจำนวนที่กำหนด น้อยกว่าจำนวนที่กำหนด สูตร และอื่นๆ มีครบชุดเลย คุณสามารถทำความคุ้นเคยกับพวกมันและฝึกฝนการใช้งาน "ในแซนด์บ็อกซ์" 

การจัดรูปแบบเซลล์ทั้งหมดตามค่าของพวกมัน

บุคคลสามารถกำหนดช่วงได้อย่างอิสระ: ทั้งบรรทัด เอกสารทั้งหมด หรือเซลล์เดียว โปรแกรมสามารถเน้นที่ค่าของเซลล์เดียวเท่านั้น สิ่งนี้จะเพิ่มความยืดหยุ่นให้กับกระบวนการ 

จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่ไม่ซ้ำหรือซ้ำกัน

มีกฎจำนวนมากที่เชื่อมต่อโดยตรงกับโปรแกรม คุณสามารถทำความคุ้นเคยกับพวกเขาในเมนู "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เพื่อให้การจัดรูปแบบใช้กับค่าที่ซ้ำกันหรือเฉพาะค่าที่ไม่ซ้ำเท่านั้น มีตัวเลือกพิเศษ - "ค่าที่ซ้ำกัน"

หากคุณเลือกรายการนี้ หน้าต่างที่มีการตั้งค่าจะเปิดขึ้น ซึ่งคุณสามารถเลือกตัวเลือกตรงข้ามได้ โดยเลือกเฉพาะค่าที่ไม่ซ้ำ 

จัดรูปแบบค่าในช่วงด้านล่างและสูงกว่าค่าเฉลี่ย

ในการจัดรูปแบบค่าที่ต่ำกว่าหรือสูงกว่าค่าเฉลี่ยก็มีตัวเลือกพิเศษในเมนูเดียวกัน แต่คุณต้องเลือกเมนูย่อยอื่น - "กฎสำหรับการเลือกค่าแรกและค่าสุดท้าย" 

การจัดรูปแบบเฉพาะค่าแรกและค่าสุดท้าย

ในเมนูย่อยเดียวกัน คุณสามารถเน้นเฉพาะค่าแรกและค่าสุดท้ายด้วยสีพิเศษ แบบอักษร และวิธีการจัดรูปแบบอื่นๆ ตามมาตรฐาน จะมีตัวเลือกให้เลือกองค์ประกอบ 10 รายการแรกและรายการสุดท้าย รวมถึง XNUMX% ของจำนวนเซลล์ทั้งหมดที่รวมอยู่ในช่วงนี้ แต่ผู้ใช้สามารถกำหนดจำนวนเซลล์ที่ต้องการเลือกได้อย่างอิสระ

จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่มีเนื้อหาเฉพาะ

เมื่อต้องการจัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่มีเนื้อหาเฉพาะ คุณต้องเลือกกฎการจัดรูปแบบเท่ากับหรือข้อความประกอบด้วย ข้อแตกต่างระหว่างพวกเขาคือ ในกรณีแรก สตริงต้องตรงกับเกณฑ์ทั้งหมด และในกรณีที่สอง เพียงบางส่วนเท่านั้น 

อย่างที่คุณเห็น การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเป็นคุณสมบัติมัลติฟังก์ชั่นของโปรแกรม Excel ที่ให้ข้อดีมากมายแก่ผู้ที่เชี่ยวชาญ เรารู้ว่าในแวบแรก ทั้งหมดนี้อาจดูซับซ้อน แต่ที่จริงแล้ว มือจะถูกดึงเข้าไปทันทีที่ดูเหมือนจะเน้นข้อความบางข้อความเป็นสีแดง (หรือจัดรูปแบบในลักษณะอื่นใด) โดยอิงตามเนื้อหาหรือตามเกณฑ์อื่น ฟังก์ชันนี้รวมอยู่ในชุดพื้นฐานของความรู้ Excel โดยที่แม้แต่มือสมัครเล่นกับสเปรดชีตและฐานข้อมูลก็เป็นไปไม่ได้