เนื้อหา
Excel เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์วิเคราะห์ข้อมูลที่ดีที่สุด และเกือบทุกคนในช่วงใดช่วงหนึ่งของชีวิตต้องจัดการกับตัวเลขและข้อมูลข้อความและประมวลผลภายใต้กำหนดเวลาที่แน่นหนา หากคุณยังต้องการทำเช่นนี้ เราจะอธิบายเทคนิคที่จะช่วยปรับปรุงชีวิตของคุณอย่างมาก และเพื่อให้เห็นภาพมากขึ้น เราจะแสดงวิธีใช้งานโดยใช้แอนิเมชัน
การวิเคราะห์ข้อมูลผ่าน Excel PivotTable
ตาราง Pivot เป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการประมวลผลข้อมูลโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถกองข้อมูลจำนวนมากที่ไม่มีโครงสร้างอย่างแน่นอน หากคุณใช้งาน คุณจะแทบจะลืมไปเลยว่าตัวกรองและการจัดเรียงแบบแมนนวลคืออะไร และเพื่อสร้างมันขึ้นมา เพียงแค่กดปุ่มสองสามปุ่มแล้วป้อนพารามิเตอร์ง่ายๆ สองสามตัว ขึ้นอยู่กับวิธีการนำเสนอผลลัพธ์ที่คุณต้องการโดยเฉพาะในสถานการณ์เฉพาะ
มีหลายวิธีในการวิเคราะห์ข้อมูลโดยอัตโนมัติใน Excel สิ่งเหล่านี้เป็นทั้งเครื่องมือในตัวและส่วนเสริมที่สามารถดาวน์โหลดได้ทางอินเทอร์เน็ต นอกจากนี้ยังมี Add-on “Analysis Toolkit” ซึ่งพัฒนาโดย Microsoft มีคุณสมบัติที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อให้คุณได้ผลลัพธ์ทั้งหมดที่คุณต้องการในไฟล์ Excel ไฟล์เดียว
แพ็คเกจการวิเคราะห์ข้อมูลที่พัฒนาโดย Microsoft สามารถใช้ได้ในเวิร์กชีตเดียวเท่านั้นในหนึ่งหน่วยเวลา หากจะประมวลผลข้อมูลในหลาย ๆ ข้อมูลผลลัพธ์จะแสดงเฉพาะในที่เดียว ส่วนช่วงอื่นๆ จะแสดงโดยไม่มีค่าใดๆ ซึ่งมีเพียงรูปแบบเท่านั้น ในการวิเคราะห์ข้อมูลในหลายแผ่น คุณต้องใช้เครื่องมือนี้แยกกัน นี่เป็นโมดูลขนาดใหญ่มากที่สนับสนุนคุณลักษณะจำนวนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ช่วยให้คุณสามารถดำเนินการประเภทต่อไปนี้:
- การวิเคราะห์การกระจายตัว
- การวิเคราะห์สหสัมพันธ์
- ความแปรปรวนร่วม
- การคำนวณค่าเฉลี่ยเคลื่อนที่ วิธีที่นิยมมากในด้านสถิติและการซื้อขาย
- รับตัวเลขสุ่ม
- ดำเนินการคัดเลือก
ส่วนเสริมนี้ไม่ได้เปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น แต่รวมอยู่ในแพ็คเกจมาตรฐาน หากต้องการใช้งาน คุณต้องเปิดใช้งาน โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- ไปที่เมนู "ไฟล์" และพบปุ่ม "ตัวเลือก" หลังจากนั้นไปที่ "ส่วนเสริม" หากคุณติดตั้ง Excel เวอร์ชัน 2007 คุณต้องคลิกที่ปุ่ม "ตัวเลือก Excel" ซึ่งอยู่ในเมนู Office
- ถัดไป เมนูป๊อปอัปจะปรากฏขึ้น ชื่อ "การจัดการ" ที่นั่นเราพบรายการ "Excel Add-ins" คลิกที่มันแล้ว - ที่ปุ่ม "ไป" หากคุณใช้คอมพิวเตอร์ Apple ให้เปิดแท็บ "เครื่องมือ" ในเมนู แล้วค้นหารายการ "ส่วนเสริมสำหรับ Excel" ในรายการดรอปดาวน์
- ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้นหลังจากนั้น คุณต้องทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากรายการ "แพ็คเกจการวิเคราะห์" จากนั้นให้ยืนยันการกระทำของคุณโดยคลิกปุ่ม "ตกลง"
ในบางสถานการณ์ อาจกลายเป็นว่าไม่พบส่วนเสริมนี้ ในกรณีนี้จะไม่อยู่ในรายการส่วนเสริม ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกที่ปุ่ม "เรียกดู" คุณอาจได้รับข้อมูลว่าแพ็คเกจหายไปจากคอมพิวเตอร์เครื่องนี้โดยสมบูรณ์ ในกรณีนี้ คุณต้องติดตั้ง ในการทำเช่นนี้ให้คลิกที่ปุ่ม "ใช่"
ก่อนที่คุณจะสามารถเปิดใช้งานชุดการวิเคราะห์ คุณต้องเปิดใช้งาน VBA ก่อน ในการดำเนินการนี้ คุณต้องดาวน์โหลดในลักษณะเดียวกับส่วนเสริม
วิธีทำงานกับตารางเดือย
ข้อมูลเบื้องต้นสามารถเป็นอะไรก็ได้ ซึ่งอาจเป็นข้อมูลเกี่ยวกับการขาย การส่งมอบ การจัดส่งผลิตภัณฑ์ และอื่นๆ โดยไม่คำนึงถึงสิ่งนี้ ลำดับขั้นตอนจะเหมือนกันเสมอ:
- เปิดไฟล์ที่มีตาราง
- เลือกช่วงของเซลล์ที่เราจะวิเคราะห์โดยใช้ตารางสาระสำคัญ
- เปิดแท็บ "แทรก" และคุณต้องค้นหากลุ่ม "ตาราง" ซึ่งมีปุ่ม "Pivot Table" หากคุณใช้คอมพิวเตอร์ภายใต้ระบบปฏิบัติการ Mac OS คุณต้องเปิดแท็บ "ข้อมูล" และปุ่มนี้จะอยู่ในแท็บ "การวิเคราะห์"
- ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบชื่อ "สร้าง PivotTable"
- จากนั้นตั้งค่าการแสดงข้อมูลให้ตรงกับช่วงที่เลือก
เราได้เปิดตารางข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างแต่อย่างใด ในการดำเนินการนี้ คุณสามารถใช้การตั้งค่าสำหรับฟิลด์ของตารางสาระสำคัญทางด้านขวาของหน้าจอ ตัวอย่างเช่น ให้ส่ง "จำนวนคำสั่งซื้อ" ในช่อง "มูลค่า" และข้อมูลเกี่ยวกับผู้ขายและวันที่ขาย - ในแถวของตาราง ตามข้อมูลที่มีอยู่ในตารางนี้ จำนวนเงินจะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติ หากจำเป็น คุณสามารถเปิดข้อมูลสำหรับแต่ละปี ไตรมาส หรือเดือนได้ นี้จะช่วยให้คุณได้รับข้อมูลรายละเอียดที่คุณต้องการในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง
ชุดของพารามิเตอร์ที่ใช้ได้จะแตกต่างจากจำนวนคอลัมน์ที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น จำนวนคอลัมน์ทั้งหมดคือ 5 และเราเพียงแค่ต้องวางและเลือกคอลัมน์ให้ถูกวิธี และแสดงผลรวม ในกรณีนี้ เราดำเนินการตามที่แสดงในแอนิเมชั่นนี้
คุณสามารถระบุตาราง Pivot โดยการระบุ เช่น ประเทศ ในการทำเช่นนี้ เราได้รวมรายการ "ประเทศ"
คุณยังสามารถดูข้อมูลเกี่ยวกับผู้ขายได้ ในการดำเนินการนี้ เราจะแทนที่คอลัมน์ "ประเทศ" ด้วย "ผู้ขาย" ผลลัพธ์จะเป็นดังนี้
การวิเคราะห์ข้อมูลด้วยแผนที่ 3 มิติ
วิธีการแสดงภาพข้อมูลอ้างอิงทางภูมิศาสตร์นี้ทำให้สามารถค้นหารูปแบบที่เชื่อมโยงกับภูมิภาคต่างๆ รวมทั้งวิเคราะห์ข้อมูลประเภทนี้ได้
ข้อดีของวิธีนี้คือไม่ต้องลงทะเบียนพิกัดแยกต่างหาก คุณเพียงแค่ต้องเขียนตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ในตารางให้ถูกต้อง
วิธีทำงานกับแผนที่ 3 มิติใน Excel
ลำดับของการกระทำที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อใช้งานแผนที่ 3 มิติมีดังนี้:
- เปิดไฟล์ที่มีช่วงข้อมูลที่น่าสนใจ ตัวอย่างเช่น ตารางที่มีคอลัมน์ "ประเทศ" หรือ "เมือง"
- ข้อมูลที่จะแสดงบนแผนที่ต้องจัดรูปแบบเป็นตารางก่อน ในการทำเช่นนี้ คุณต้องค้นหารายการที่เกี่ยวข้องในแท็บ "หน้าแรก"
- เลือกเซลล์ที่จะวิเคราะห์
- หลังจากนั้นไปที่แท็บ "แทรก" แล้วเราจะพบปุ่ม "แผนที่ 3 มิติ"
จากนั้นแผนที่ของเราจะแสดงขึ้น โดยที่เมืองในตารางจะแสดงเป็นจุด แต่เราไม่ต้องการเพียงแค่ข้อมูลเกี่ยวกับการตั้งถิ่นฐานบนแผนที่เท่านั้น การดูข้อมูลที่เชื่อมโยงกับข้อมูลเหล่านั้นมีความสำคัญมากกว่ามาก ตัวอย่างเช่น จำนวนเงินที่สามารถแสดงเป็นความสูงของคอลัมน์ได้ หลังจากที่เราดำเนินการตามที่ระบุในภาพเคลื่อนไหวนี้แล้ว เมื่อคุณวางเมาส์เหนือคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะแสดงขึ้น
คุณยังสามารถใช้แผนภูมิวงกลมซึ่งมีข้อมูลมากขึ้นในบางกรณี ขนาดของวงกลมขึ้นอยู่กับจำนวนเงินทั้งหมด
แผ่นพยากรณ์ใน Excel
บ่อยครั้งที่กระบวนการทางธุรกิจขึ้นอยู่กับคุณลักษณะตามฤดูกาล และต้องคำนึงถึงปัจจัยดังกล่าวในขั้นตอนการวางแผนด้วย มีเครื่องมือ Excel พิเศษสำหรับสิ่งนี้ ซึ่งคุณจะชอบด้วยความแม่นยำสูง มันใช้งานได้ดีกว่าวิธีการทั้งหมดที่อธิบายไว้ข้างต้นอย่างมากไม่ว่าจะยอดเยี่ยมแค่ไหนก็ตาม ในทำนองเดียวกัน ขอบเขตการใช้งานก็กว้างมาก ทั้งโครงสร้างเชิงพาณิชย์ การเงิน การตลาด และแม้แต่โครงสร้างของรัฐบาล
สำคัญ: ในการคำนวณการคาดการณ์ คุณต้องรับข้อมูลสำหรับเวลาก่อนหน้า คุณภาพของการคาดการณ์ขึ้นอยู่กับระยะเวลาของข้อมูล ขอแนะนำให้มีข้อมูลที่แบ่งออกเป็นช่วงเวลาปกติ (เช่น รายไตรมาสหรือรายเดือน)
วิธีการทำงานกับแผ่นพยากรณ์
ในการทำงานกับใบพยากรณ์ คุณต้องดำเนินการดังต่อไปนี้:
- เปิดไฟล์ซึ่งมีข้อมูลจำนวนมากเกี่ยวกับตัวบ่งชี้ที่เราต้องวิเคราะห์ เช่น ในปีที่ผ่านมา (แม้ยิ่งดี)
- เน้นข้อมูลสองบรรทัด
- ไปที่เมนู "ข้อมูล" และคลิกที่ปุ่ม "ใบพยากรณ์"
- หลังจากนั้น กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น ซึ่งคุณสามารถเลือกประเภทของการแสดงการคาดการณ์: กราฟหรือฮิสโตแกรม เลือกหนึ่งที่เหมาะสมกับสถานการณ์ของคุณ
- กำหนดวันที่ควรสิ้นสุดการคาดการณ์
ในตัวอย่างด้านล่าง เราให้ข้อมูลเป็นเวลาสามปี – 2011-2013 ในกรณีนี้ ขอแนะนำให้ระบุช่วงเวลา ไม่ใช่ตัวเลขเฉพาะ นั่นคือ จะดีกว่าที่จะเขียนมีนาคม 2013 และไม่ใช่ตัวเลขเฉพาะเช่น 7 มีนาคม 2013 เพื่อให้ได้การคาดการณ์สำหรับปี 2014 ตามข้อมูลเหล่านี้ จำเป็นต้องได้รับข้อมูลที่จัดเรียงในแถวที่มีวันที่และตัวบ่งชี้ที่ อยู่ในขณะนั้น เน้นเส้นเหล่านี้
จากนั้นไปที่แท็บ "ข้อมูล" และค้นหากลุ่ม "พยากรณ์" หลังจากนั้น ไปที่เมนู "ใบพยากรณ์" หลังจากนั้น หน้าต่างจะปรากฏขึ้นซึ่งเราจะเลือกวิธีการนำเสนอการคาดการณ์อีกครั้ง จากนั้นจึงกำหนดวันที่ที่ควรเสร็จสิ้นการพยากรณ์ หลังจากนั้น คลิกที่ "สร้าง" หลังจากนั้นเราจะได้รับตัวเลือกการคาดการณ์สามแบบ (แสดงด้วยเส้นสีส้ม)
การวิเคราะห์อย่างรวดเร็วใน Excel
วิธีก่อนหน้านี้ดีมากเพราะช่วยให้คุณคาดการณ์ได้จริงตามตัวบ่งชี้ทางสถิติ แต่วิธีนี้ช่วยให้คุณดำเนินการทางธุรกิจได้อย่างเต็มที่ เป็นเรื่องที่ยอดเยี่ยมมากที่คุณลักษณะนี้สร้างขึ้นตามหลักสรีรศาสตร์ให้ได้มากที่สุด เนื่องจากเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ คุณต้องดำเนินการบางอย่างอย่างแท้จริง ไม่มีการคำนวณด้วยตนเอง ไม่ต้องเขียนสูตรใดๆ เพียงเลือกช่วงที่จะวิเคราะห์และกำหนดเป้าหมายสุดท้าย
สามารถสร้างแผนภูมิและไมโครกราฟได้หลากหลายในเซลล์
วิธีการทำงาน
ดังนั้น ในการทำงาน เราต้องเปิดไฟล์ที่มีชุดข้อมูลที่ต้องวิเคราะห์และเลือกช่วงที่เหมาะสม หลังจากที่เราเลือกแล้ว เราจะมีปุ่มที่ทำให้สามารถสรุปผลหรือดำเนินการชุดของการดำเนินการอื่นๆ ได้โดยอัตโนมัติ เรียกว่าการวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้เรายังสามารถกำหนดจำนวนเงินที่จะป้อนโดยอัตโนมัติที่ด้านล่าง คุณสามารถเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้นว่ามันทำงานอย่างไรในแอนิเมชั่นนี้
คุณลักษณะการวิเคราะห์อย่างรวดเร็วยังช่วยให้คุณจัดรูปแบบข้อมูลที่ได้ในรูปแบบต่างๆ และคุณสามารถกำหนดได้ว่าค่าใดมากหรือน้อยในเซลล์ของฮิสโตแกรมที่ปรากฏขึ้นหลังจากที่เรากำหนดค่าเครื่องมือนี้โดยตรง
นอกจากนี้ ผู้ใช้สามารถใส่เครื่องหมายต่างๆ ที่ระบุค่าที่มากกว่าและน้อยกว่าเมื่อเทียบกับค่าในกลุ่มตัวอย่าง ดังนั้น ค่าที่ใหญ่ที่สุดจะแสดงเป็นสีเขียว และค่าที่เล็กที่สุดจะแสดงเป็นสีแดง
ฉันอยากจะเชื่อจริงๆ ว่าเทคนิคเหล่านี้จะช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานกับสเปรดชีตได้อย่างมาก และบรรลุทุกสิ่งที่คุณต้องการโดยเร็วที่สุด อย่างที่คุณเห็น โปรแกรมสเปรดชีตนี้มีความเป็นไปได้ที่กว้างมากแม้ในฟังก์ชันมาตรฐาน และเราจะพูดอะไรเกี่ยวกับส่วนเสริมซึ่งมีอยู่มากมายบนอินเทอร์เน็ต สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าส่วนเสริมทั้งหมดต้องได้รับการตรวจสอบไวรัสอย่างระมัดระวัง เนื่องจากโมดูลที่เขียนโดยบุคคลอื่นอาจมีโค้ดที่เป็นอันตราย หากส่วนเสริมได้รับการพัฒนาโดย Microsoft ก็สามารถใช้งานได้อย่างปลอดภัย
Analysis Pack จาก Microsoft เป็นส่วนเสริมที่ใช้งานได้จริงซึ่งทำให้ผู้ใช้เป็นมืออาชีพอย่างแท้จริง ช่วยให้คุณสามารถประมวลผลข้อมูลเชิงปริมาณได้เกือบทุกชนิด แต่สำหรับผู้ใช้มือใหม่ค่อนข้างซับซ้อน ไซต์ความช่วยเหลือของ Microsoft อย่างเป็นทางการมีคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีใช้การวิเคราะห์ประเภทต่างๆ กับแพ็คเกจนี้