เนื้อหา
ผู้ใช้ Excel มักถูกบังคับให้นำเสนอผลงานในการนำเสนอ ในการทำเช่นนี้ คุณต้องแปลงไฟล์ให้อยู่ในรูปแบบที่สะดวกกว่า เช่น PDF นอกจากนี้ การแปลงเอกสารยังช่วยให้คุณปกป้องข้อมูลจากการแก้ไขที่ไม่ต้องการเมื่อถ่ายโอนไปยังบุคคลที่สาม หากตารางมีสูตรที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณ การแปลงเป็นรูปแบบ PDF จะทำให้สามารถป้องกันข้อมูลจากการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจหรือจากความเสียหายเมื่อโอนเอกสารไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น มาดูวิธีการแปลงทั้งหมดอย่างละเอียดยิ่งขึ้น
แปลงไฟล์ Excel เป็น PDF
ใน Excel เวอร์ชันเก่า ไม่มีวิธีบันทึกไฟล์ในรูปแบบอื่นนอกจาก xls ฉันต้องมองหาโปรแกรมแปลงไฟล์พิเศษหรือใช้แหล่งข้อมูลทางอินเทอร์เน็ตที่สามารถแปลรูปแบบเอกสารหนึ่งเป็นอีกรูปแบบหนึ่งได้ ตั้งแต่ Excel-2010 ฟังก์ชันการทำงานของโปรแกรมเสริมด้วยคุณสมบัติที่จำเป็นดังกล่าว ซึ่งช่วยให้คุณแปลงไฟล์ได้ทันทีโดยไม่ต้องออกจาก Excel
- ก่อนอื่น คุณต้องเลือกเซลล์ที่คุณต้องการแปลง ไปที่เมนูแท็บ "ไฟล์" ก่อนบันทึก คุณต้องแน่ใจว่าเส้นขอบของตารางจะไม่ขยายเกินแผ่นงานของเอกสาร PDF
1 - ต่อไปเราไปยังกระบวนการบันทึก ในเมนู“ ไฟล์” ที่เปิดขึ้นโดยเปิดใช้งานหมวดหมู่“ บันทึกเป็น…” ทางด้านขวาให้ไปที่ตัวเลือก“ เรียกดู”
2 - หลังจากนั้นจะมีหน้าต่างปรากฏขึ้นซึ่งคุณควรตัดสินใจเกี่ยวกับตำแหน่งของไฟล์และชื่อไฟล์
3 - ที่ด้านล่างของหน้าต่างเราจะพบหมวดหมู่“ ประเภทไฟล์” และโดยคลิกที่บรรทัดด้วยปุ่มซ้ายของเมาส์คอมพิวเตอร์เราเรียกรายการตัวเลือกที่คุณสามารถเลือกรูปแบบเอกสาร ในกรณีของเราเลือกประเภทไฟล์ PDF
4 - ใต้บรรทัด "ประเภทไฟล์" จะมีพารามิเตอร์เพิ่มเติมหลายอย่างที่จำเป็นสำหรับการแปลง การเพิ่มประสิทธิภาพมาตรฐานเหมาะสำหรับการพิมพ์และเผยแพร่บนอินเทอร์เน็ต และขนาดต่ำสุดช่วยให้คุณสามารถปรับเอกสารให้เหมาะสมสำหรับการจัดวางบนหน้าของเว็บไซต์อินเทอร์เน็ต เมื่อเลือกตัวเลือกการเพิ่มประสิทธิภาพที่เหมาะสมแล้ว คุณควรทำเครื่องหมายไว้ข้างๆ เพื่อให้เอกสารที่บันทึกด้วยวิธีนี้สามารถเปิดได้หลังการแปลง ควรทำเครื่องหมายในช่องที่เกี่ยวข้อง
5
สำหรับการปรับขั้นตอนการแปลงที่ชัดเจนและละเอียด ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ใส่ใจกับพารามิเตอร์เพิ่มเติม ซึ่งคุณสามารถระบุจุดชี้แจงทั้งหมดเพื่อแสดงเนื้อหาของตารางได้ดียิ่งขึ้น
- ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น คุณสามารถระบุได้ว่าต้องการแปลงหน้าใด เลือกช่วงของข้อมูล เช่น เวิร์กชีตที่เลือก ช่วงเฉพาะ หรือเวิร์กบุ๊ก Excel ทั้งหมด นอกจากนี้ยังมีข้อมูลไฟล์เพิ่มเติมที่ไม่สามารถพิมพ์ได้ซึ่งสามารถแทรกลงในเอกสารใหม่ได้ – แท็กโครงสร้างเอกสารและคุณสมบัติของเอกสาร ตามกฎแล้ว พารามิเตอร์ที่ตั้งค่าไว้แล้วในหน้าต่างนั้นสอดคล้องกับข้อกำหนดมาตรฐาน แต่ถ้าจำเป็น ก็สามารถปรับเปลี่ยนได้ หากต้องการเปิดใช้งานการเปลี่ยนแปลง ให้คลิก "ตกลง"
6 - เราเสร็จสิ้นกระบวนการแปลงโดยกดปุ่ม "บันทึก"
7 - ขั้นตอนการแปลงอาจใช้เวลาสักครู่ ขึ้นอยู่กับขนาดของตาราง เอกสาร PDF จะปรากฏในโฟลเดอร์ที่ระบุ ตามการตั้งค่าทันทีหลังจากการแปลงเอกสารจะเปิดขึ้นในตัวแก้ไขที่สามารถอ่านได้
8
แปลงสเปรดชีต Excel เป็น PDF โดยใช้แอปพลิเคชันภายนอก
หากผู้ใช้ทำงานกับสเปรดชีต Excel เวอร์ชัน 1997-2003 จากนั้นให้แปลงไฟล์เป็นรูปแบบ PDF ต้องใช้เครื่องมือของบุคคลที่สาม. หนึ่งในโปรแกรมยอดนิยมคือ FoxPDF Excel to PDF Converter
- เราติดตั้งแอปพลิเคชัน คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์การติดตั้งได้จากเว็บไซต์ทางการ www.foxpdf.com
- เมื่อคุณเริ่มโปรแกรม หน้าต่างการทำงานจะปรากฏขึ้น ซึ่งคุณควรไปที่เมนู "เพิ่มไฟล์ Excel" เพื่อเลือกไฟล์ที่ต้องการ
9 - โปรแกรมนี้ให้คุณแปลงไฟล์หลายไฟล์พร้อมกันได้ ซึ่งเป็นข้อได้เปรียบที่ไม่อาจโต้แย้งได้ เมื่อตัดสินใจเลือกไฟล์แล้วให้คลิก "เปิด"
10 - ไฟล์ที่เลือกจะปรากฏในหน้าต่างโปรแกรม แต่ละไฟล์ต้องมีเครื่องหมายถูกอยู่ข้างๆ หากไม่ได้ทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมาย ไฟล์จะยังคงอยู่ในรูปแบบเดียวกัน
11 - หลังจากการแปลง ไฟล์จะถูกบันทึกในโฟลเดอร์ที่เลือกไว้โดยค่าเริ่มต้น หากต้องการเลือกที่อยู่อื่น ให้ไปที่พารามิเตอร์ Output Path ที่ด้านล่างของหน้า เมื่อคุณคลิกที่ปุ่มที่มีจุดไข่ปลา เมนูจะปรากฏขึ้นพร้อมที่อยู่ของโฟลเดอร์ปัจจุบัน หากจำเป็น สามารถเปลี่ยนสถานที่จัดเก็บได้
12 - เมื่อขั้นตอนการเตรียมการทั้งหมดเสร็จสิ้น ให้ดำเนินการแปลงโดยกดปุ่ม PDF ทางด้านขวาของบรรทัด Output Path
13
แอปพลิเคชันบริการออนไลน์เพื่อแปลงรูปแบบ Excel เป็น PDF
แม้จะมีความเรียบง่ายของแอปพลิเคชัน FoxPDF Excel เป็น PDF Converter แต่ซอฟต์แวร์นี้ได้รับการชำระเงิน และหากจำเป็นต้องแปลง Excel เป็น PDF น้อยมาก คุณสามารถใช้แหล่งข้อมูลออนไลน์ที่มีอยู่บนอินเทอร์เน็ตได้
แหล่งข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถแปลงตารางเป็น PDF ได้ฟรี แต่อาจมีการจำกัดจำนวนธุรกรรมต่อวัน บริการบางอย่างสามารถเข้าถึงได้หลังจากลงทะเบียนและระบุที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องของคุณแล้วเท่านั้น ซึ่งเอกสารที่แปลงแล้วจะถูกส่งไป
นอกจากนี้ ในการทำงานกับบางไซต์ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ตรงตามข้อกำหนด พิจารณาหลักการทำงานของหนึ่งในแหล่งข้อมูลทางอินเทอร์เน็ตเหล่านี้ในตัวอย่างของ SmallPDF:
- ไปที่เว็บไซต์ https://smallpdf.com/en เลือกหมวดหมู่ที่เรียกว่า “Excel เป็น PDF”
14 - ที่นี่คุณควรใช้ปุ่ม "เลือกไฟล์" ระบุเอกสารที่ต้องการหรือเพียงแค่ลากและวางไฟล์ Excel ลงในฟิลด์ที่กำหนด ทรัพยากรช่วยให้คุณแปลงเอกสารหลายฉบับพร้อมกัน
15 - ถัดมาคือการแปลงอัตโนมัติ หลังจากเสร็จสิ้น ไฟล์ที่เสร็จแล้วจะต้องถูกบันทึกโดยเปิดใช้งานปุ่ม "บันทึกไฟล์"
16 - หน้าต่างจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณควรระบุที่อยู่ของโฟลเดอร์สำหรับวางไฟล์ PDF
สรุป
แต่ละวิธีในการแปลงสเปรดชีต Excel เป็นไฟล์ PDF มีทั้งด้านบวกและด้านลบ แน่นอน การบันทึกเอกสารโดยตรงในโปรแกรม Excel ช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้อย่างรวดเร็วและสะดวก แต่ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น คุณลักษณะนี้ปรากฏเฉพาะในเวอร์ชัน 2010 เท่านั้น
คุณสามารถใช้แหล่งข้อมูลออนไลน์เพื่อแปลงไฟล์ได้ก็ต่อเมื่อคุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ซึ่งอาจไม่สามารถใช้ได้เสมอไป แอปพลิเคชันและโปรแกรมพิเศษยังสะดวกต่อการใช้งาน ในเวลาเดียวกันอย่าลืมว่าบางครั้งบริการดังกล่าวจำเป็นต้องซื้อ ไม่ว่าในกรณีใด ตัวเลือกวิธีการแปลงไฟล์ xls เป็น pdf จะยังคงอยู่กับผู้ใช้