เนื้อหา
ในกระบวนการทำงานกับเอกสาร Excel ผู้ใช้มักจะไม่เพียงแค่แทรกเซลล์เท่านั้น แต่ยังต้องลบออกด้วย กระบวนการนี้ค่อนข้างง่าย แต่มีบางวิธีในการใช้ขั้นตอนนี้ที่สามารถเพิ่มความเร็วและทำให้ง่ายขึ้น ในบทความนี้เราจะตรวจสอบรายละเอียดวิธีการลบเซลล์ออกจากเอกสารอย่างละเอียด
ขั้นตอนการลบเซลล์
องค์ประกอบที่พิจารณาของตารางสามารถมีได้ 2 ประเภท: องค์ประกอบที่มีข้อมูลและองค์ประกอบที่ว่างเปล่า ด้วยเหตุนี้ กระบวนการในการลบจึงแตกต่างกัน เนื่องจากตัวโปรแกรมเองมีตัวเลือกในการทำให้ขั้นตอนการเลือกและลบเซลล์ที่ไม่จำเป็นเป็นไปโดยอัตโนมัติ
ควรกล่าวในที่นี้ด้วยว่าในกระบวนการลบองค์ประกอบตารางอย่างน้อยหนึ่งองค์ประกอบ ข้อมูลในองค์ประกอบอาจเปลี่ยนโครงสร้างของตนเอง เนื่องจากขั้นตอนที่ดำเนินการ บางส่วนของตารางอาจถูกแทนที่ ในเรื่องนี้ ก่อนที่จะลบเซลล์ที่ไม่จำเป็น จำเป็นต้องพิจารณาถึงผลกระทบที่ตามมา และเพื่อความปลอดภัย ให้ทำสำเนาสำรองของเอกสารนี้
สำคัญ! ในกระบวนการลบเซลล์หรือองค์ประกอบหลายอย่าง ไม่ใช่ทั้งแถวและคอลัมน์ ข้อมูลภายในตาราง Excel จะเปลี่ยนไป ดังนั้นการดำเนินการตามขั้นตอนที่เป็นปัญหาจะต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ
ขั้นแรก คุณต้องพิจารณาการนำขั้นตอนที่เป็นปัญหาไปใช้ผ่านเมนูบริบท วิธีนี้เป็นวิธีที่พบได้บ่อยที่สุดวิธีหนึ่ง สามารถใช้สำหรับเซลล์ที่เติมและสำหรับองค์ประกอบตารางว่าง
- จำเป็นต้องเลือก 1 เซลล์หรือหลายองค์ประกอบที่จะลบ คลิกที่การเลือกด้วยปุ่มเมาส์ขวา ถัดไป คุณควรเปิดเมนูบริบท ในนั้นคุณต้องเลือกช่องทำเครื่องหมาย "ลบ … "
1 - หน้าต่างที่มี 4 ฟังก์ชั่นจะปรากฏขึ้นบนจอภาพ เนื่องจากเราจำเป็นต้องลบเซลล์ออกโดยตรง ไม่ใช่ทั้งแถวหรือคอลัมน์ ดังนั้นการดำเนินการ 1 จาก 2 รายการจึงถูกเลือก – เพื่อลบองค์ประกอบที่มีออฟเซ็ตทางด้านซ้ายหรือออฟเซ็ต ทางเลือกของการดำเนินการควรขึ้นอยู่กับงานเฉพาะที่ผู้ใช้เผชิญ จากนั้น เมื่อเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งแล้ว การดำเนินการจะได้รับการยืนยันโดยกดปุ่ม "ตกลง"
2 - ตามที่วางแผนไว้ องค์ประกอบที่ทำเครื่องหมายไว้ทั้งหมดจะถูกลบออกจากเอกสาร ตัวเลือกที่ 2 (เลื่อนขึ้น) ถูกเลือก เนื่องจากกลุ่มเซลล์ที่อยู่ใต้พื้นที่ที่ทำเครื่องหมายถูกเลื่อนขึ้นตามจำนวนบรรทัดในช่องว่างที่เลือก
3 - หากคุณเลือกตัวเลือกที่ 1 (เลื่อนไปทางซ้าย) แต่ละเซลล์ที่อยู่ทางขวาของช่องที่ถูกลบจะถูกเลื่อนไปทางซ้าย ตัวเลือกนี้จะเหมาะสมที่สุดในสถานการณ์ของเรา เนื่องจากมีองค์ประกอบว่างทางด้านขวาของช่วงที่ระบุ ในมุมมองนี้ ภายนอกดูเหมือนว่าข้อมูลของช่วงเวลาที่ทำเครื่องหมายไว้จะถูกล้างในขณะที่ยังคงความสมบูรณ์ของโครงสร้างเอกสาร แม้ว่าในความเป็นจริง ผลที่คล้ายกันเกิดขึ้นได้โดยตรงเนื่องจากข้อเท็จจริงที่ว่าองค์ประกอบของตารางที่แทนที่ตารางเริ่มต้นนั้นไม่มีข้อมูลอยู่ในนั้น
4
วิธีที่ 2: เครื่องมือริบบิ้น
คุณยังสามารถลบเซลล์ในตาราง Excel โดยใช้เครื่องมือที่มีให้ใน Ribbon
- เริ่มแรก คุณต้องทำเครื่องหมายองค์ประกอบที่คุณต้องการลบด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง จากนั้นคุณควรสลับไปที่แท็บหลักแล้วคลิก "ลบ" (อยู่ในเมนู "เซลล์")
5 - ตอนนี้ คุณจะเห็นว่าเซลล์ที่เลือกถูกลบออกจากตารางแล้ว และองค์ประกอบด้านล่างถูกเลื่อนขึ้น นอกจากนี้ควรเน้นว่าวิธีนี้จะไม่อนุญาตให้คุณกำหนดทิศทางที่องค์ประกอบจะถูกแทนที่หลังจากการกำจัดเอง
6
เมื่อจำเป็นต้องลบกลุ่มเซลล์ในแนวนอนโดยใช้วิธีนี้ ควรพิจารณาคำแนะนำต่อไปนี้:
- เลือกช่วงของเซลล์แนวนอน คลิก "ลบ" บนแท็บ "หน้าแรก"
7 - เช่นเดียวกับในกรณีก่อนหน้านี้ อิลิเมนต์ที่ระบุจะถูกลบออกโดยมีค่าออฟเซ็ตที่สูงขึ้น
8
เมื่อนำกลุ่มเซลล์แนวตั้งออก การเลื่อนจะเกิดขึ้นในอีกทางหนึ่ง:
- กลุ่มขององค์ประกอบแนวตั้งถูกเน้น คลิกที่ "ลบ" บนริบบิ้น
9 - คุณจะเห็นว่าเมื่อสิ้นสุดขั้นตอนนี้ องค์ประกอบที่ทำเครื่องหมายไว้จะถูกลบออกโดยเลื่อนไปทางซ้าย
10
เมื่อครอบคลุมการดำเนินการพื้นฐานแล้ว คุณสามารถใช้วิธีการลบองค์ประกอบที่ยืดหยุ่นมากขึ้นได้ มันเกี่ยวข้องกับการทำงานกับตารางและช่วงของเซลล์แนวนอนและแนวตั้ง:
- ช่วงข้อมูลที่ต้องการจะถูกเน้นและกดปุ่มลบที่อยู่บนริบบิ้น
- อาร์เรย์ที่เลือกจะถูกลบออกและเซลล์ที่อยู่ติดกันจะถูกเลื่อนไปทางซ้าย
สำคัญ! การใช้แป้น Delete ที่อยู่บนแถบเครื่องมือจะใช้งานได้น้อยกว่าการลบผ่านเมนูบริบท เนื่องจากไม่อนุญาตให้ผู้ใช้ปรับการชดเชยเซลล์
การใช้เครื่องมือบนริบบ้อน ทำให้สามารถลบองค์ประกอบต่างๆ ได้โดยการเลือกทิศทางของกะล่วงหน้า คุณควรศึกษาวิธีการดำเนินการนี้:
- ช่วงที่จะลบจะถูกเน้น อย่างไรก็ตาม ตอนนี้ในแท็บ "เซลล์" ไม่ใช่ปุ่ม "ลบ" ที่ถูกคลิก แต่เป็นสามเหลี่ยมซึ่งอยู่ทางด้านขวาของคีย์ ในเมนูป๊อปอัป ให้คลิก “ลบเซลล์…”
11 - ตอนนี้คุณสามารถสังเกตเห็นหน้าต่างปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกสำหรับการลบและขยับ เลือกหนึ่งที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์เฉพาะและกดปุ่ม "ตกลง" เพื่อให้ได้ผลลัพธ์สุดท้าย ตัวอย่างเช่นมันจะเป็นการเลื่อนขึ้น
12 - กระบวนการลบประสบความสำเร็จ และการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นโดยตรง
13
วิธีที่ 3: การใช้ปุ่มลัด
นอกจากนี้ยังสามารถดำเนินการตามขั้นตอนที่เป็นปัญหาได้โดยใช้ชุดปุ่มลัด:
- เลือกช่วงในตารางที่คุณต้องการลบ จากนั้นคุณต้องกดปุ่ม "Ctrl" + "-" บนแป้นพิมพ์พร้อมกัน
14 - จากนั้นคุณต้องเปิดหน้าต่างที่คุ้นเคยแล้วเพื่อลบเซลล์ในตาราง เลือกทิศทางออฟเซ็ตที่ต้องการและคลิกปุ่ม OK
15 - ด้วยเหตุนี้ คุณจะเห็นว่าเซลล์ที่เลือกจะถูกลบออกโดยมีทิศทางออฟเซ็ตที่ระบุไว้ในย่อหน้าสุดท้าย
16
วิธีที่ 4: การลบองค์ประกอบที่แตกต่างกัน
มีบางสถานการณ์ที่คุณต้องการลบช่วงหลายช่วงที่ไม่ถือว่าอยู่ติดกัน ซึ่งอยู่ในตำแหน่งต่างๆ ในเอกสาร สามารถลบออกได้โดยใช้วิธีใดวิธีหนึ่งข้างต้น โดยจัดการแต่ละเซลล์แยกกัน อย่างไรก็ตาม การดำเนินการนี้มักใช้เวลาค่อนข้างมาก มีตัวเลือกในการลบองค์ประกอบที่กระจัดกระจายออกจากตาราง ซึ่งช่วยให้รับมือกับงานได้เร็วขึ้นมาก อย่างไรก็ตาม เพื่อจุดประสงค์นี้ จะต้องระบุก่อน
- เซลล์แรกถูกเลือกโดยวิธีมาตรฐาน โดยกดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้แล้ววนเป็นวงกลมด้วยเคอร์เซอร์ ถัดไป คุณต้องกดปุ่ม "Ctrl" ค้างไว้แล้วคลิกองค์ประกอบที่กระจัดกระจายที่เหลือ หรือวนรอบช่วงโดยใช้เคอร์เซอร์โดยกดปุ่มซ้ายของเมาส์
- จากนั้น เมื่อเลือกเซลล์ที่จำเป็นแล้ว ก็สามารถดำเนินการลบด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งข้างต้นได้ หลังจากนั้น เซลล์ที่จำเป็นทั้งหมดจะถูกลบออก
17
วิธีที่ 5: การลบเซลล์ว่าง
เมื่อผู้ใช้ต้องการลบเซลล์ว่างในเอกสาร เป็นไปได้ที่จะทำให้ขั้นตอนที่เป็นปัญหาโดยอัตโนมัติและไม่เลือกแต่ละองค์ประกอบทีละรายการ มีหลายตัวเลือกในการแก้ปัญหา แต่วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือใช้เครื่องมือการเลือก
- มีการเลือกตารางหรือช่วงอื่นๆ บนแผ่นงานเมื่อจำเป็นต้องลบ หลังจากนั้นปุ่มฟังก์ชั่น "F5" จะถูกคลิกบนแป้นพิมพ์
18 - เปิดใช้งานหน้าต่างการเปลี่ยนแปลง ในนั้นคุณต้องคลิกปุ่ม "เลือก …” ซึ่งอยู่ที่ด้านล่างซ้าย
19 - จากนั้นหน้าต่างสำหรับเลือกกลุ่มขององค์ประกอบจะเปิดขึ้น ในหน้าต่างเอง สวิตช์ถูกตั้งไว้ที่ตำแหน่ง "Empty Cells" จากนั้นคลิกปุ่ม "OK" ที่ด้านล่างขวา
20 - หลังจากนั้น คุณจะสังเกตได้ว่าหลังจากการกระทำครั้งสุดท้าย เซลล์ว่างในช่วงที่ทำเครื่องหมายไว้จะถูกเน้น
21 - ตอนนี้ผู้ใช้จะต้องดำเนินการลบเซลล์ที่เป็นปัญหาโดยใช้ตัวเลือกใด ๆ ที่ระบุข้างต้นเท่านั้น
วิธีที่ 1. หยาบและเร็ว
เมื่อต้องการลบเซลล์ที่ไม่จำเป็นในตาราง Excel ในลักษณะเดียวกัน ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เลือกช่วงที่ต้องการ
- จากนั้นกดปุ่มการทำงาน "F5" หลังจากปุ่ม "เลือก (พิเศษ)" ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก "Blanks" และคลิก "OK" จากนั้นควรเลือกองค์ประกอบว่างทั้งหมดในช่วง
22 - หลังจากนั้น เมนูจะให้คำสั่งลบองค์ประกอบที่ระบุของตาราง RMB – “ลบเซลล์ (ลบเซลล์) ด้วยการเลื่อนขึ้น”
วิธีที่ 2: สูตรอาร์เรย์
เพื่อลดความซับซ้อนของขั้นตอนการลบเซลล์ที่ไม่จำเป็นในตาราง คุณควรกำหนดชื่อให้กับช่วงการทำงานที่ต้องการโดยใช้ "ตัวจัดการชื่อ" บนแท็บ "สูตร" หรือ - ใน Excel 2003 และเก่ากว่า - "แทรกหน้าต่าง" - "ชื่อ" - “มอบหมาย”.
ตัวอย่างเช่น ช่วง B3:B10 จะมีชื่อ “IsEmpty” ช่วง D3:D10 – “NoEmpty” ช่องว่างจะต้องมีขนาดเท่ากันและสามารถวางได้ทุกที่
หลังจากดำเนินการแล้ว องค์ประกอบแรกของช่วงที่สอง (D3) จะถูกเลือกและป้อนสูตรต่อไปนี้: =IF(ROW()-ROW(NoEmpty)+1>NOTROWS(YesEmpty)-COUNTBLANK(YesEmpty);”«;INDIRECT(ADDRESS(LOWEST((IF(Empty<>“«;ROW(ThereEmpty);ROW() + ROWS (มีว่าง))); LINE ()-ROW (ไม่มีว่าง) + 1); COLUMN (มีว่าง); 4))).
มันถูกป้อนเป็นสูตรอาร์เรย์หลังจากใส่แล้วคุณต้องคลิก "Ctrl + Shift + Enter" หลังจากนั้น สูตรที่เป็นปัญหาสามารถคัดลอกลงได้โดยใช้การเติมอัตโนมัติ (เครื่องหมายบวกสีดำทอดยาวที่มุมล่างขวาขององค์ประกอบ) - หลังจากนี้ จะได้รับช่วงดั้งเดิม แต่ไม่มีองค์ประกอบว่าง
วิธีที่ 3 ฟังก์ชันที่กำหนดเองใน VBA
เมื่อผู้ใช้ต้องทำซ้ำการดำเนินการดังกล่าวเป็นประจำเพื่อลบเซลล์ที่ไม่จำเป็นออกจากตาราง ขอแนะนำให้เพิ่มฟังก์ชันดังกล่าวลงในชุดเพียงครั้งเดียว และใช้ในแต่ละกรณีต่อมา เพื่อจุดประสงค์นี้ Visual Basic Editor จะเปิดขึ้น มีการแทรกโมดูลว่างใหม่และคัดลอกข้อความของฟังก์ชัน
สิ่งสำคัญคืออย่าลืมบันทึกไฟล์และส่งคืนจาก Visual Basic Editor ไปยัง Excel ในการใช้ฟังก์ชันที่เป็นปัญหาในตัวอย่างเฉพาะ:
- ช่วงที่ต้องการขององค์ประกอบว่างจะถูกเน้น เช่น F3:F10
- เปิดแท็บ "แทรก" จากนั้น "ฟังก์ชัน" หรือกดปุ่ม "แทรกฟังก์ชัน" ในส่วน "สูตร" ในโปรแกรมแก้ไขเวอร์ชันใหม่ ในโหมดกำหนดโดยผู้ใช้ NoBlanks จะถูกเลือก
- ในฐานะอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน ให้ระบุช่วงเริ่มต้นด้วยการเว้นวรรค (B3:B10) แล้วกด "Ctrl + Shift + Enter" ซึ่งจะทำให้คุณสามารถป้อนฟังก์ชันเป็นสูตรอาร์เรย์ได้
สรุป
จากบทความมีวิธีการมากมายที่สามารถลบเซลล์ที่ไม่จำเป็นในตาราง Excel ได้ ควรสังเกตว่าการใช้งานหลายอย่างคล้ายกันและในบางสถานการณ์ขั้นตอนก็เหมือนกันจริง ดังนั้นผู้ใช้สามารถเลือกวิธีการที่จะช่วยให้แก้ปัญหาเฉพาะได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ตัวแก้ไขโดยตรงสำหรับฟังก์ชันการลบองค์ประกอบของตารางยังมี "ปุ่มลัด" ที่ช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการดำเนินการที่เป็นปัญหาได้ นอกจากนี้ เมื่อเอกสารมีเซลล์ว่าง ไม่จำเป็นต้องเลือกแต่ละเซลล์แยกกันเพื่อลบเพิ่มเติม เพื่อวัตถุประสงค์เหล่านี้ คุณสามารถใช้เครื่องมือจัดกลุ่ม ซึ่งจะเลือกองค์ประกอบที่ไม่มีข้อมูลโดยอัตโนมัติ หลังจากนั้น ผู้ใช้จำเป็นต้องลบออกด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งข้างต้นเท่านั้น