คำสั่ง IF ใน Excel ทั้งหมดเกี่ยวกับโอเปอเรเตอร์ – แอปพลิเคชัน ตัวอย่าง

แน่นอนว่าชุดของฟังก์ชันในโปรแกรม Excel นั้นใหญ่มาก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สามารถตั้งโปรแกรมการประมวลผลข้อมูลได้ในระดับหนึ่ง รับผิดชอบในเรื่องนี้ เหนือสิ่งอื่นใด หน้าที่ IF. ทำให้สามารถใช้งานได้เกือบทุกงาน นั่นคือเหตุผลที่มีการใช้โอเปอเรเตอร์นี้บ่อยกว่าตัวอื่นมาก วันนี้เราจะพยายามอธิบายว่ามันใช้ทำอะไรและใช้งานได้อย่างไร

ฟังก์ชัน IF – คำจำกัดความและขอบเขต

การใช้ฟังก์ชัน IF ผู้ใช้สามารถสั่งให้โปรแกรมตรวจสอบว่าเซลล์ใดตรงกับเกณฑ์ที่กำหนดหรือไม่ หากเรามีเงื่อนไขที่เราต้องดำเนินการเท่านั้น จากนั้น Excel จะทำการตรวจสอบก่อน หลังจากนั้นจะแสดงผลการคำนวณในเซลล์ที่มีการเขียนฟังก์ชันนี้ แต่จะใช้ได้ก็ต่อเมื่อฟังก์ชันนี้ใช้ร่วมกับฟังก์ชันอื่น ตัวดำเนินการเอง IF ให้ผลลัพธ์สองประการ:

1. จริง. นี่คือถ้านิพจน์หรือเซลล์ตรงกับเกณฑ์บางอย่าง
2. เท็จ. โอเปอเรเตอร์นี้จะปรากฏขึ้นหากไม่มีการจับคู่

ไวยากรณ์ของสูตรมีดังนี้ (ในรูปแบบสากล): =IF(เงื่อนไข; [ค่าหากตรงตามเงื่อนไข]; [ค่าหากไม่ตรงตามเงื่อนไข]) ฟังก์ชันนี้สามารถใช้ร่วมกับผู้อื่นได้ ในกรณีนี้ ต้องเขียนตัวดำเนินการอื่นในอาร์กิวเมนต์ที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำให้มันตรวจสอบว่าตัวเลขเป็นบวกหรือไม่ และถ้าใช่ ให้หาค่าเฉลี่ยเลขคณิต แน่นอนว่า มีฟังก์ชันหนึ่งที่ทำเช่นเดียวกัน แต่ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นชัดเจนว่าฟังก์ชันทำงานอย่างไร IF. สำหรับแอพพลิเคชั่นที่สามารถใช้งานฟังก์ชั่นได้ IFแล้วมีจำนวนมาก:

1. ภูมิอากาศวิทยา
2. การขายและธุรกิจ
3. การตลาด
4. การบัญชี

และอื่นๆ. ไม่ว่าคุณจะตั้งชื่อพื้นที่ใดและจะมีแอปพลิเคชันสำหรับฟังก์ชันนี้

วิธีใช้ฟังก์ชัน IF ใน Excel – ตัวอย่าง

มาดูตัวอย่างการใช้ฟังก์ชันกันเถอะ IF ใน Excel สมมติว่าเรามีตารางที่มีชื่อรองเท้าผ้าใบ สมมติว่ามีการขายรองเท้าผู้หญิงจำนวนมากที่เรียกร้องให้มีส่วนลด 25% สำหรับทุกรายการ ในการตรวจสอบนี้มีคอลัมน์พิเศษที่ระบุเพศสำหรับรองเท้าผ้าใบ

ดังนั้นสภาพของงานนี้จะเป็นความเท่าเทียมทางเพศกับผู้หญิง หากผลการตรวจสอบพบว่าเกณฑ์นี้เป็นจริง ในตำแหน่งที่แสดงสูตรนี้ คุณต้องเขียนจำนวนเงินส่วนลด – 25% หากเป็นเท็จ ให้ระบุค่า 0 เนื่องจากไม่มีการให้ส่วนลดในกรณีนี้

แน่นอน คุณสามารถกรอกข้อมูลในเซลล์ที่ต้องการได้ด้วยตนเอง แต่อาจใช้เวลานานมาก นอกจากนี้ ปัจจัยมนุษย์อันเนื่องมาจากการพิมพ์ผิดและการบิดเบือนข้อมูลอาจเกิดขึ้น ก็ไม่ได้ถูกยกเลิกเช่นกัน คอมพิวเตอร์ไม่ได้ทำผิดพลาด ดังนั้นหากปริมาณข้อมูลมากเกินไปก็ควรใช้ฟังก์ชั่น IF.

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ในระยะแรก จำเป็นต้องเลือกเซลล์ที่จะแสดงค่าผลลัพธ์และเขียนสูตรต่อไปนี้: =IF(B2=”เพศหญิง”,25%,0). มาถอดรหัสฟังก์ชันนี้กัน:

1. IF เป็นตัวดำเนินการโดยตรง
2. B2=”feminine” เป็นเกณฑ์ที่ต้องปฏิบัติตาม
3. ตามด้วยค่าที่จะแสดงหากรองเท้าผ้าใบสร้างขึ้นสำหรับผู้หญิง และค่าที่แสดงหากพบว่ารองเท้าผ้าใบเป็นของผู้ชาย เด็ก หรืออื่นๆ ที่ไม่ตรงตามเงื่อนไขที่ระบุไว้ในอาร์กิวเมนต์แรก

ที่ไหนดีที่สุดที่จะเขียนสูตรนี้? โดยทั่วไปแล้ว สามารถเลือกสถานที่ได้ตามใจชอบ แต่ในกรณีของเรา สิ่งเหล่านี้คือเซลล์ที่อยู่ใต้ส่วนหัวของคอลัมน์ "ส่วนลด"

อย่าลืมใส่เครื่องหมาย = หน้าสูตรด้วย มิฉะนั้น Excel จะอ่านเป็นข้อความธรรมดา

หลังจากป้อนสูตรแล้วคุณต้องกดปุ่ม Enter หลังจากนั้นตารางจะเติมค่าที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ ในตารางด้านล่าง เราจะเห็นว่าการตรวจสอบครั้งแรกนั้นถูกต้อง โปรแกรมกำหนดเพศของรองเท้าผ้าใบเหล่านี้โดยอัตโนมัติและกำหนดส่วนลดหนึ่งในสี่ของราคา บรรลุผลสำเร็จแล้ว

ตอนนี้ยังคงต้องกรอกในบรรทัดที่เหลือ ในการทำเช่นนี้ คุณไม่จำเป็นต้องคัดลอกสูตรลงในแต่ละเซลล์ทีละเซลล์ เพียงแค่หาสี่เหลี่ยมจัตุรัสที่มุมล่างขวา เลื่อนเคอร์เซอร์ของเมาส์ไปเหนือมัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปลี่ยนเป็นไอคอนกากบาทแล้วลากเครื่องหมายไปที่แถวล่างสุดของตาราง จากนั้น Excel จะทำทุกอย่างให้คุณ

การใช้ฟังก์ชัน IF ที่มีหลายเงื่อนไข

ก่อนหน้านี้ พิจารณากรณีการใช้ฟังก์ชันที่ง่ายที่สุด IFซึ่งมีนิพจน์เชิงตรรกะเดียวเท่านั้น แต่ถ้าคุณต้องการตรวจสอบเซลล์กับหลายเงื่อนไขล่ะ ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้ฟังก์ชันในตัวของ Excel

กรณีพิเศษอย่างหนึ่งในการตรวจสอบเงื่อนไขหลายๆ อย่างคือ การตรวจสอบการปฏิบัติตามเงื่อนไขข้อแรก และหากพบว่าเป็นเท็จ ให้ตรวจสอบเงื่อนไขที่สอง สาม และอื่นๆ หรือหากค่าเป็นจริง ให้ตรวจสอบเกณฑ์อื่น ตามที่ผู้ใช้ต้องการ ตรรกะของการกระทำจะใกล้เคียงกัน หากคุณอ่านข้อความที่เขียนไว้ข้างต้นอย่างรอบคอบแล้ว คุณอาจเดาได้แล้วว่าต้องทำอย่างไร แต่ขอเพิ่มการมองเห็นมากขึ้น

การทำเช่นนี้ มาทำให้งานยากขึ้น ตอนนี้เราจำเป็นต้องกำหนดส่วนลดให้กับรองเท้าผ้าใบสำหรับผู้หญิงโดยเฉพาะ แต่ขนาดของส่วนลดควรแตกต่างกันขึ้นอยู่กับประเภทกีฬาที่พวกเขาตั้งใจไว้ สูตรได้อย่างรวดเร็วก่อนจะค่อนข้างซับซ้อนมากขึ้น แต่โดยทั่วไปจะอยู่ในตรรกะเดียวกับก่อนหน้านี้: =ЕСЛИ(B2=”мужской”;0; ЕСЛИ(C2=”бег”;20%;10%)).

ต่อไป เราดำเนินการเช่นเดียวกับในกรณีก่อนหน้า: กด Enter และกรอกข้อมูลในบรรทัดต่อไปนี้ทั้งหมด เราได้รับผลดังกล่าว

สูตรนี้ทำงานอย่างไร? ฟังก์ชันแรกก่อน IF ตรวจสอบว่ารองเท้าเป็นเพศชายหรือไม่ ถ้าไม่เช่นนั้น ฟังก์ชันที่สองจะถูกดำเนินการ IFซึ่งจะตรวจสอบก่อนว่ารองเท้าได้รับการออกแบบสำหรับการวิ่งหรือไม่ ถ้าใช่ จะได้รับส่วนลด 20% ถ้าไม่ลด 10% อย่างที่คุณเห็น ฟังก์ชันอื่นๆ สามารถใช้เป็นอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันได้ และนี่จะให้ความเป็นไปได้เพิ่มเติม

วิธีใช้ฟังก์ชัน IF ให้ครบ 2 เงื่อนไขพร้อมกัน

นอกจากนี้ เมื่อใช้ Excel คุณสามารถตรวจสอบการปฏิบัติตามสองเงื่อนไขพร้อมกันได้ ด้วยเหตุนี้จึงใช้ฟังก์ชันอื่นที่เรียกว่า И. ตัวดำเนินการตรรกะนี้รวมสองเงื่อนไขและไม่เพียงแต่ในฟังก์ชัน IF. ใช้งานได้หลากหลายฟังก์ชั่นอีกด้วย

กลับไปที่โต๊ะของเรากันเถอะ ตอนนี้ส่วนลดควรจะมากขึ้น แต่ใช้กับรองเท้าวิ่งของผู้หญิงเท่านั้น หากตรวจสอบแล้วพบว่าตรงตามเงื่อนไขทั้งสองข้อ จำนวนส่วนลด 30% จะถูกบันทึกไว้ในช่อง "ส่วนลด" หากพบว่ามีเงื่อนไขอย่างน้อยหนึ่งข้อที่ใช้ไม่ได้ ส่วนลดจะไม่มีผลกับสินค้าดังกล่าว สูตรในกรณีนี้จะเป็น: =IF(AND(B2=”หญิง”;C2=”วิ่ง”);30%;0).

นอกจากนี้ การดำเนินการทั้งหมดที่ดำเนินการซ้ำแล้วซ้ำอีกสองตัวอย่างก่อนหน้านี้ ขั้นแรก เรากดแป้น Enter จากนั้นเราลากค่าไปยังเซลล์อื่นๆ ทั้งหมดที่อยู่ในตารางนี้

ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน AND ดังที่เราเห็น ประกอบด้วยอาร์กิวเมนต์หลายตัว เงื่อนไขแรกคือเงื่อนไขแรก เงื่อนไขที่สองคือเงื่อนไขที่สอง และอื่นๆ คุณสามารถใช้มากกว่าสองอาร์กิวเมนต์และตรวจสอบหลายเงื่อนไขพร้อมกัน แต่ในทางปฏิบัติ สถานการณ์ดังกล่าวไม่ค่อยเกิดขึ้น มากกว่าสามเงื่อนไขในเวลาเดียวกัน - แทบไม่เคยเกิดขึ้นเลย ลำดับของการกระทำที่ดำเนินการโดยฟังก์ชันนี้มีดังต่อไปนี้:

1. ขั้นแรกให้สูตรตรวจสอบเงื่อนไขแรก – ไม่ว่าจะเป็นรองเท้าของผู้หญิง
2. จากนั้น Excel จะวิเคราะห์เกณฑ์ที่สองว่ารองเท้าออกแบบมาเพื่อการวิ่งหรือไม่
3. หากผลการทดสอบปรากฎว่าทั้งสองเกณฑ์คืนค่า TRUEแล้วผลลัพธ์ของฟังก์ชัน IF กลายเป็นความจริง ดังนั้นการดำเนินการที่ตั้งโปรแกรมไว้ในอาร์กิวเมนต์ที่เกี่ยวข้องจึงถูกดำเนินการ
4. หากปรากฎว่าเช็คอย่างน้อยหนึ่งรายการส่งคืนผลลัพธ์ โกหก, มัน และ ฟังก์ชัน И จะส่งคืนผลลัพธ์นี้ ดังนั้นผลลัพธ์ที่เขียนในอาร์กิวเมนต์ที่สามของฟังก์ชันจะแสดงขึ้น IF.

อย่างที่คุณเห็น ตรรกะของการกระทำนั้นเรียบง่ายและเข้าใจง่ายในระดับที่เข้าใจง่าย

หรือตัวดำเนินการใน Excel

ตัวดำเนินการ OR ทำงานในลักษณะเดียวกันและมีรูปแบบที่คล้ายคลึงกัน แต่ประเภทของการตรวจสอบจะแตกต่างกันเล็กน้อย ฟังก์ชันนี้ส่งคืนค่า TRUE ถ้าอย่างน้อยหนึ่งเช็คส่งคืนผลลัพธ์ TRUE. หากการตรวจสอบทั้งหมดให้ผลลัพธ์ที่เป็นเท็จ ดังนั้นฟังก์ชัน OR ส่งกลับค่า โกหก.

ดังนั้น ถ้าฟังก์ชัน OR  ส่งกลับผลลัพธ์ TRUE อย่างน้อยหนึ่งค่า จากนั้นฟังก์ชัน IF จะเขียนค่าที่ระบุในอาร์กิวเมนต์ที่สอง และเฉพาะในกรณีที่ค่าไม่ตรงตามเกณฑ์ทั้งหมด ข้อความหรือตัวเลขที่ระบุในอาร์กิวเมนต์ที่สามของฟังก์ชันนี้จะถูกส่งกลับ

เพื่อแสดงหลักการนี้ในทางปฏิบัติ ลองใช้ตัวอย่างอีกครั้ง ปัญหาคือตอนนี้: ส่วนลดสำหรับรองเท้าผู้ชายหรือรองเท้าเทนนิส ในกรณีนี้ ส่วนลดจะเป็น 35% หากรองเท้าเป็นรองเท้าสำหรับผู้หญิงหรือออกแบบมาสำหรับวิ่ง จะไม่มีส่วนลดสำหรับรองเท้าประเภทดังกล่าว

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายดังกล่าว คุณต้องเขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ ซึ่งอยู่ใต้คำจารึก "ส่วนลด" โดยตรง: =IF(OR(B2=”หญิง”; C2=”วิ่ง”);0;35%). หลังจากที่เรากดปุ่ม Enter และลากสูตรนี้ไปยังเซลล์ที่เหลือ เราจะได้ผลลัพธ์ดังต่อไปนี้

วิธีกำหนดฟังก์ชัน IF โดยใช้ตัวสร้างสูตร

แน่นอน การเขียนสูตรด้วยมือจะสะดวกกว่าการใช้เครื่องมืออื่นๆ ในระดับหนึ่ง แต่ถ้าคุณเป็นมือใหม่ สถานการณ์จะเปลี่ยนไปอย่างมาก เพื่อไม่ให้สับสนในการป้อนอาร์กิวเมนต์ เช่นเดียวกับการระบุชื่อที่ถูกต้องของแต่ละฟังก์ชัน มีเครื่องมือพิเศษที่เรียกว่า Function Entry Wizard หรือ Formula Builder เรามาดูกลไกการทำงานโดยละเอียดกัน สมมติว่าเราได้รับมอบหมายงานจากผู้บริหารให้วิเคราะห์ผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่และกำหนดส่วนลด 25% ให้กับรองเท้าผ้าใบสำหรับผู้หญิงทั้งหมด ลำดับของการกระทำในกรณีนี้จะเป็นดังนี้:

1. เราเปิดตัวช่วยสร้างการป้อนฟังก์ชันโดยคลิกปุ่มที่เกี่ยวข้องบนแท็บสูตร (เน้นด้วยสี่เหลี่ยมสีแดงในภาพหน้าจอ)
2. ถัดไป แผงตัวสร้างสูตรขนาดเล็กจะเปิดขึ้น ซึ่งเราจะเลือกฟังก์ชันที่เราต้องการ สามารถเลือกได้โดยตรงจากรายการหรือค้นหาผ่านช่องค้นหา เรามีอยู่แล้วในรายชื่อ 10 รายการที่ใช้ล่าสุด ดังนั้นเราจึงคลิกและคลิกที่ปุ่ม "แทรกฟังก์ชัน"
3. หลังจากนั้นหน้าต่างสำหรับตั้งค่าอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันจะเปิดขึ้นต่อหน้าต่อตาเรา ที่ด้านล่างของแผงนี้ คุณยังสามารถดูว่าฟังก์ชันที่เลือกไว้ทำอะไรได้บ้าง อาร์กิวเมนต์แต่ละข้อได้รับการเซ็นชื่อ ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องจำลำดับ ขั้นแรก เราป้อนนิพจน์เชิงตรรกะที่มีตัวเลขหรือเซลล์ ตลอดจนค่าที่จะตรวจสอบการปฏิบัติตาม ถัดไป ค่าจะถูกป้อนหากเป็นจริงและมีค่าหากเป็นเท็จ
4. หลังจากทำตามขั้นตอนทั้งหมดแล้วให้คลิกที่ปุ่ม "เสร็จสิ้น"

ตอนนี้เราได้ผลลัพธ์แล้ว เราดำเนินการแบบเดียวกับในกรณีก่อนหน้า กล่าวคือ เราชี้เมาส์ไปที่ช่องสี่เหลี่ยมที่มุมล่างขวาและลากสูตรไปยังเซลล์ที่เหลือทั้งหมด ดังนั้นฟังก์ชัน IF เป็นโอเปอเรเตอร์ที่ได้รับความนิยมและสำคัญที่สุดในบรรดาทั้งหมดที่มีอยู่ จะตรวจสอบข้อมูลตามเกณฑ์บางอย่างและดำเนินการตามความเหมาะสมหากผลการตรวจสอบส่งคืน TRUE or โกหก. สิ่งนี้ช่วยให้คุณลดความซับซ้อนของการประมวลผลข้อมูลขนาดใหญ่และไม่ต้องดำเนินการจำนวนมาก มอบงานสกปรกนี้ให้กับคอมพิวเตอร์